13 mẹo Google Workspace giúp bạn làm việc năng suất và tiết kiệm thời gian

Google Workspace là một tập hợp các công cụ kinh doanh, năng suất và cộng tác dựa trên đám mây do Google phát triển. Một số mẹo dưới đây sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và tăng năng suất khi sử dụng bộ công cụ Google Workspace.

1. Gửi email với tệp đính kèm tối đa 10 GB

Có thể bạn đã thấy trên Gmail rằng bạn chỉ có thể chia sẻ tệp có tối đa 25 MB. Cách giải quyết là: tải tệp của bạn lên Google Drive và chèn tệp vào email bằng cách nhấp vào nút “Chèn tệp bằng nút drive”. Điều này sẽ cho phép bạn gửi tin nhắn với tệp đính kèm tối đa 10 GB.

2. Sử dụng chế độ bảo mật trong Gmail và bảo vệ dữ liệu của bạn

Trước khi bạn gửi email bằng Gmail, hãy nhấp vào nút ở cuối email của bạn Bật / tắt chế độ bảo mật. Điều này sẽ bảo vệ email và dữ liệu của bạn bằng cách hạn chế người nhận chuyển tiếp, sao chép, tải xuống hoặc in thư của bạn và các tệp đính kèm. Bạn thậm chí có thể đặt ngày hết hạn và yêu cầu mã xác minh SMS mà người nhận cần để truy cập email của bạn.

3. Sử dụng Research Pane để thu nhỏ các tab

Khi bạn đang làm việc trong Google Docs và bạn đang nghiên cứu, bạn có thể gặp phải vấn đề là bạn mở nhiều cửa sổ và chuyển đổi giữa Google Search rất nhiều.

HãyTruy cập Google Docs và mở chức năng Khám phá (Explore) trong tab Công cụ (Tools) ở menu trên cùng. Giờ đây, một ngăn mở ra ở phía bên phải và bạn có thể truy cập Google Search trực tiếp từ Google Docs, giúp việc tìm kiếm dễ dàng hơn. Và nó thậm chí còn dễ dàng hơn: thêm liên kết hoặc nhúng hình ảnh trực tiếp từ ngăn bằng cách kéo và thả.

4. Sử dụng Tiện ích bổ sung của Google để có năng suất tốt hơn

Bên cạnh các ứng dụng riêng của Google, có một số ứng dụng của bên thứ ba có sẵn giúp cải thiện nhiều hơn nữa chức năng của Google Apps bằng cách chỉ cần tải chúng xuống từ Google Marketplace. Ví dụ: truy cập Google Sheets và nhấp vào “Tiện ích bổ sung” trong điều hướng trên cùng. Sau đó nhấp vào “Tải Tiện ích bổ sung” và chọn Tiện ích bổ sung yêu thích.

Bạn có thể làm tương tự cho tất cả các ứng dụng khác, chẳng hạn như đối với Gmail, có sẵn ứng dụng chữ ký số hoặc ứng dụng trộn thư.

5. Ẩn hoạt động xem của bạn trong Google Docs

Một tính năng phổ biến với Google Docs là có sẵn trang tổng quan hoạt động cho phép người dùng theo dõi người xem trên các tài liệu được chia sẻ từ tổ chức của bạn. Điều tốt là bạn cũng có thể ẩn lịch sử xem của mình.

Đi tới bảng điều khiển hoạt động trong tài liệu được chia sẻ với bạn. Sau đó, chuyển đến cài đặt quyền riêng tư và tắt lịch sử xem của bạn. Bạn có thể thực hiện việc này cho tài liệu hiện tại bạn đang làm việc hoặc cho tất cả Docs, Sheets và Slides.

6. Cá nhân hóa màn hình tìm kiếm Google Chrome và các phím tắt của các trang web yêu thích của bạn

Mở tab mới và nhấp vào “Tùy chỉnh trang này”, bạn có thể tìm thấy tab này đằng sau biểu tượng bút chì ở góc dưới cùng bên phải. Giờ đây, bạn có thể lựa chọn tải lên hình nền của riêng mình hoặc chọn hình ảnh từ Chrome. Nếu bạn muốn thêm lối tắt, bạn chỉ cần nhấp vào Thêm lối tắt và thêm tên và URL của trang web.

7. Thêm vào bản trình bày của bạn mọi lúc mọi nơi

Bạn cũng có thể kéo và thả từ Google Keep (ứng dụng ghi chú trên thiết bị di động của Google) vào một trang trình bày, tài liệu hoặc trang tính không. Chỉ cần mở bảng điều khiển bên và nhấp vào biểu tượng Google Keep.

8. Sử dụng Đăng nhập một lần (SSO) để truy cập các ứng dụng Google Workspace chỉ bằng một cú nhấp chuột

SSO cho phép bạn đăng nhập chỉ một lần để có quyền truy cập vào tất cả các ứng dụng Google Workspace và ứng dụng của bên thứ ba.

9. Bắt đầu phiên Hỏi và Đáp với Google slides

Chỉ cần bắt đầu một bản trình bày, sau đó nhấp vào ‘Bắt ​​đầu Hỏi và Đáp’. Sau đó, Google sẽ hiển thị một URL ở đầu bản trình bày của bạn để mọi người truy cập và gửi câu hỏi.

10. Dịch thuật nhanh chóng

Bạn có thể hưởng lợi từ sự tiện lợi của Google Dịch trong Google Docs. Đi tới Công cụ -> Dịch tài liệu và chọn tên mới cho tài liệu.

11. Cứu hình ảnh từ Google Docs

“Tệp” -> “Tải xuống dưới dạng” -> sau đó vào “Trang Web (.html Đã nén)”. Sau đó, bạn sẽ tải xuống một thư mục có tất cả các hình ảnh ở chất lượng đầy đủ của chúng.

12. Tab có làm bạn chậm lại không?

Nếu muốn khởi động lại Chrome, nhưng điều này có thể làm mất tất cả những gì bạn đã chăm chú trong vài giờ qua, hãy chuyển đến thanh địa chỉ và nhập: chrome: // restart, sau đó nhấp vào enter. Thao tác này sẽ khởi chạy lại trình duyệt mà không làm mất danh sách tab được tạo hoàn hảo của bạn.

13. Bắt đầu một tài liệu mới từ thanh địa chỉ của bạn

Mẹo này tiết kiệm rất nhiều lần nhấp, đặc biệt nếu bạn sử dụng Thanh dấu trang của mình. Để bắt đầu một tài liệu, trang trình bày hoặc trang tính mới: nhập doc.new, slides.new hoặc sheet.new vào thanh địa chỉ Chrome. Giờ đây, bạn có một cách dễ dàng hơn để tăng năng suất và tiết kiệm thời gian hơn.

 

CloudAZ.