Google Workspace: 10 mẹo vận hành doanh nghiệp không cần giấy tờ

Một trong những nhu cầu chuyển đổi sổ nhanh chóng của các doanh nghiệp là việc phải quản lý hàng trăm đống giấy tờ có thể khiến nhân viên cảm thấy nặng nề và làm giảm độ năng suất, tính linh hoạt trong công việc. Trong một nghiên cứu gần đây, không chỉ hiệu suất nhân sự bị ảnh hưởng mà các nhà quản lý có thể mất trung bình 1000 giờ mỗi năm để tìm kiếm thông tin thất lạc. Vì vậy mô hình “văn phòng không giấy” sử dụng hệ thống lưu trữ đám mây và quản lý tài liệu điện tử thay thế cho tài liệu bản cứng và không gian lưu trữ hồ sơ đang là lựa chọn phổ biến trong quá trình chuyển đổi số của doanh nghiệp. Trong bài viết này, cùng CloudAZ khám phá 10 mẹo hàng đầu giúp vận hành doanh nghiệp “không giấy tờ” với các tính năng cộng tác, kết nối, quản lý mọi lúc mọi nơi của bộ công cụ văn phòng Google Workspace.

Tạo biểu mẫu trực tuyến thay vì khảo sát giấy hoặc bảng câu hỏi

Với Google Workspace, bạn có thể dễ dàng tạo và chia sẻ các biểu mẫu trực tuyến để xin câu trả lời cho cuộc khảo sát, phản hồi sự kiện, đăng ký tham gia,… chỉ trong vài phút với các thao tác đơn giản trong Google Form. Với Google Form, bạn có thể tùy chỉnh thiết kế phiếu khảo sát trực tuyến của bạn dưới nhiều dạng như câu trả lời ngắn, hình ảnh, trắc nghiệm,..Sau khi gửi biểu mẫu, bạn sẽ nhận được phản hồi trong thời gian thực và sử dụng tóm tắt, biểu đồ trong Form để đo lường kết quả của mình.

Theo dõi lịch trình và thời hạn quan trọng

Theo dõi các nhiệm vụ bằng cách tạo kế hoạch dự án trong Google Sheets. Với việc cộng tác trên thời gian thực trong Google Sheets, các phòng ban có thể dễ dàng liệt kê và phân công cho các thành viên trong nhóm. Bất kỳ ai cũng có thể trực tiếp cập nhật danh sách nhiệm vụ mọi lúc mọi nơi mà không cần cập nhật qua email của mọi người. Sau đó, sử dụng Google Calendar để tạo lịch nhóm trực tuyến theo lịch trống của mọi người, các thành viên có thể truy cập và cập nhật khi lịch trình thay đổi. Khi lên lịch các cuộc họp nhóm trong Google Calendar, hãy đính kèm kế hoạch dự án vào sự kiện và yêu cầu cập nhật của mọi người trước cuộc họp.

Tạo, lưu trữ và chia sẻ nội dung trực tuyến thay vì in ra

Lưu trữ và quản lý hình ảnh, video, tệp PDF và các tệp khác bằng Google Drive, sau đó đồng bộ hóa với đám mây để mọi người luôn truy cập vào nội dung cập nhật nhất. Các tính năng chia sẻ và kiểm soát quyền truy cập trong Drive giúp làm việc với các nhóm nội bộ và đối tác bên ngoài trở nên đơn giản và an toàn.

Bạn có thể tạo tài liệu mới ngay trong cửa sổ trình duyệt của mình. Thay vì in nhiều bản phân phát cho buổi đào tạo tiếp theo của bạn, hãy viết và chia sẻ các tài liệu cần thiết trong Google Docs  hoặc chia sẻ biểu đồ và bản trình bày trực tuyến trong Sheets hoặc Slides. Mọi người đều có thể xem phiên bản mới nhất trên máy tính, máy tính bảng hoặc điện thoại của mình và thêm phản hồi trong thời gian thực.

Tạo một bảng thông báo ảo

Cần chia sẻ thông báo, sự kiện sắp tới hoặc những phát triển dự án mới nhất với nhóm của bạn? Không cần phải in và đăng thông tin này. Sử dụng Google Groups để tạo danh sách gửi thư hoạt động như một bảng thông báo ảo và tiếp cận hộp thư đến của mọi người cùng một lúc.

Cộng tác và cung cấp phản hồi trực tuyến với Google Workspace

Nhận thông tin đầu vào về công việc của bạn có thể khó khăn với các nhóm lớn và nhiều bản nháp được in để đánh giá và chia sẻ. Tạo các tệp của bạn trong Docs, Sheets và Slides trực tuyến, sau đó chia sẻ chúng với các thành viên trong nhóm và các bên liên quan để nhận các đề xuất và bình luận.

Bạn cũng có thể cùng nhau làm việc mọi nơi với đồng nghiệp thông qua trò chuyển trong Google Docs. Nếu có nhiều người mở File của bạn, chỉ cần nhấp vào Hiển thị trò chuyện  để mở trò chuyện nhóm. Bạn có thể nhận được phản hồi tức thì mà không cần rời khỏi File của mình.

Chia sẻ tài nguyên nội bộ với Google Sites

Việc theo dõi các tài nguyên có thể tốn nhiều thời gian, đặc biệt nếu doanh nghiệp phải quản lý các đội nhóm làm việc từ xa hay hình thức hybrid working. Google Workspace giúp lưu trữ và cập nhật tất cả nội dung của bạn ở một nơi với Google Sites. Giờ đây, mọi người trong tổ chức của bạn – bất kể họ ở đâu – đều có thể cập nhật các tài nguyên mới nhất như chính sách của công ty, tài liệu đào tạo, quy định thưởng phạt,…

Giữ các bản nháp trong một tệp và hoàn nguyên về các phiên bản cũ bất cứ lúc nào

Trong khi làm việc trên video, hình ảnh, PDF và các tệp khác, bạn có thể giữ nhiều bản nháp làm tài liệu tham khảo. Trong Drive , bạn có thể lưu trữ tất cả các bản nháp trong một tệp duy nhất để luôn ngăn nắp và bạn có thể hoàn nguyên về các phiên bản cũ hơn bất kỳ lúc nào nếu cần.

Nếu bạn tạo các mục mới trong Tài liệu, Trang tính hoặc Trang trình bày, tất cả các bản nháp sẽ tự động được lưu trong cùng một tệp. Chỉ cần sử dụng lịch sử sửa đổi để xem các thay đổi và chuyển sang các phiên bản cũ hơn.

Quét tài liệu vật lý và lưu trữ trực tuyến trên Google Workspace

Thay vì giữ biên lai hoặc tài liệu bằng giấy, hãy quét chúng bằng ứng dụng Drive trên điện thoại di động của bạn. Giờ đây, bạn có ngay các tệp PDF của bất kỳ giao dịch nào trong tầm tay.

Gửi phiên bản PDF của tài liệu hoặc bảng tính

Các tệp PDF rất dễ tải xuống và mở trong các chương trình hiện có nhưng việc cập nhật chúng thường đồng nghĩa với việc tạo và chia sẻ nhiều phiên bản của cùng một tệp. Thay vì chuyển đổi tệp thành PDF mỗi lần, hãy gửi liên kết tới phiên bản PDF của tệp của bạn trong Tài liệu hoặc Trang tính. Bất cứ khi nào bạn cập nhật tệp nguồn, bạn sẽ không phải tạo tệp mới hoặc cập nhật liên kết mà bạn đã chia sẻ với nhóm của bạn sẽ tự động mở tệp PDF của phiên bản mới nhất.

Đào tạo nhân viên mới mọi lúc, mọi nơi trên Google Workspace.

Có một lực lượng lao động phân tán cần đào tạo kịp thời? Bạn muốn giảm chi phí đào tạo tại chỗ và in ấn tài liệu? Sử dụng Google Meet để tổ chức các lớp đào tạo ảo trên toàn cầu, đồng thời tiết kiệm thời gian và chi phí đi lại. Sau đó, sử dụng Sites để tạo một trang web có tất cả các tài nguyên đào tạo và giới thiệu của bạn để mọi người có thể dễ dàng tìm thấy các tài liệu tham khảo quan trọng ở một nơi.

Đăng ký tư vấn giải pháp về Google Workspace TẠI ĐÂY