Google Workspace: 4 Tính năng nổi trội dành cho quản lý cấp cao

Khi sử dụng Google Workspace, Super Admin, được biết đến là Quyền quản trị viên cao nhất có thể sửa đổi tất cả các loại cài đặt ảnh hưởng đến khả năng đăng nhập, truy cập và cộng tác trong Google Workspace của người dùng.

Thế nhưng, trong Google Workspace của một doanh nghiệp sẽ có bao nhiêu thành viên Quản trị viên cấp cao? Làm thế nào để bạn nắm được quyền kiểm soát rằng doanh nghiệp đang sử dụng Google Workspace một cách hiệu quả? Dưới đây sẽ là 4 tính năng giúp các Super Admin quản lý được điều đó một cách tốt nhất.

1. Kiểm tra quyền truy cập của Quản trị viên

Theo quá trình thử nghiệm và sử dụng, với cá nhân bạn nên có ít nhất 02 Super Admin và tối đa 04 Super Admin trong doanh nghiệp.

• Super Admin liên quan gần như toàn bộ cài đặt và dữ liệu của tổ chức. Việc có càng ít Super Admin càng đảm bảo sự an toàn cho tổ chức của bạn.

• Thường xuyên lọc danh sách Người dùng để xem các tài khoản có quyền Super Admin. Giữ danh sách này giới hạn ở càng ít người càng tốt.

• Google Workspace cho phép bạn cấu hình nhiều Admin khác nhau như Admin nhóm. Admin người dùng, Admin trợ giúp,…

• Super Admin có thể tạo và tùy chỉnh các vai trò Admin khác khi cần.

2. Thay đổi thời lượng phiên đăng nhập của Google Workspace

Một số cài đặt của Google Workspace cho phép các Quản trị viên kiểm soát tần suất nhắc người dùng xác thực. Các tùy chọn trong khoảng 1 giờ đến vô thời hạn.

Thời lượng phiên nên dùng là 7 ngày. Nghĩa là mọi người dùng cần đăng nhập lại ít nhất 1 lần 1 tuần. Thời lượng phiên cũng tùy vào chính sách riêng của doanh nghiệp.

Với quyền Super Admin, bạn có thể nhóm người dùng thành các đơn vị tổ chức khác nhau để áp dụng thời lượng phiên khác nhau một cách thuận tiện và dễ dàng.

3. Đánh giá báo cáo của một tổ chức

Google sẽ nhóm các báo cáo thành 3 phần chính: Highlights, Reports và Audit để người Quản trị sẽ dễ dàng theo dõi cũng như đánh giá chất lượng.

• Highlights: Liên quan đến tài khoản như trạng thái hiện tại của tài khoản (đang hoạt động, bị tạm ngưng, được lưu trữ hay bị chặn), bộ nhớ đã dùng và các tệp được chia sẻ ra ngoài…

• Reports: cung cấp thông tin hoạt động tổng thể về ứng dụng, người dùng và thiết bị.

• Audit: cung cấp các thông tin về các hành động cụ thể như ai đã chỉnh sửa tài liệu hoặc thay đổi sự kiện trong lịch; cung cấp các dữ liệu chi tiết về thông tin đăng nhập, quyền truy cập thiết bị và các hành động của Quản trị viên.

4. Kiểm tra cảnh báo bảo mật

Mục này sẽ bao gồm các cảnh báo bảo vệ chống mất dữ liệu kích hoạt trên các sự kiện đã chọn. Danh sách lọc sẽ phân loại theo Type hoặc Status. Hãy chắc chắn rằng bạn thường xuyên xem lại Bảng điều khiển dành cho quản trị viên Google Workspace để xem lại các cảnh bảo bảo mật. Bạn có thể xem chi tiết từng cảnh báo, tìm hiểu vấn đề, sau đó đưa ra giải pháp thích hợp cần giải quyết.

Trên đây là 4 tính năng dành cho các Super Admin rất hữu hiệu để quản lý Google Workspace của doanh nghiệp. Các tính năng này có thể được dùng một cách thường xuyên trong quá trình vận hành giúp tổ chức chặt chẽ dữ liệu chính xác.

Đăng ký tư vấn giải pháp về Google Workspace TẠI ĐÂY