5 cách để doanh nghiệp của bạn phát triển mạnh mẽ với Google Drive

Trong môi trường kinh doanh năng động và cạnh tranh ngày nay, việc tiếp cận thông tin nhanh chóng, chính xác và quản lý dữ liệu hiệu quả là yếu tố then chốt để doanh nghiệp duy trì lợi thế và đạt được sự tăng trưởng bền vững. Với hàng triệu doanh nghiệp đang nỗ lực phát triển mỗi ngày, việc tối ưu hóa quy trình làm việc và khai thác tối đa nguồn lực thông tin trở thành ưu tiên hàng đầu. Google Drive, một nền tảng quản lý và cộng tác mạnh mẽ trong hệ sinh thái Google Workspace, mang đến những giải pháp thiết thực, giúp doanh nghiệp của bạn sắp xếp dữ liệu khoa học, nâng cao hiệu suất làm việc của đội ngũ và đưa ra những quyết định kinh doanh sáng suốt dựa trên thông tin được tổ chức một cách hệ thống.

Hãy cùng khám phá 5 cách Google Drive có thể trở thành công cụ đắc lực, giúp doanh nghiệp của bạn phát triển mạnh mẽ và đạt được những mục tiêu chiến lược.

Nắm bắt nhanh chóng các dự án quan trọng của bạn chỉ trong vài giây với Gemini trong Google Drive

Thay vì tốn thời gian lục tìm trong hàng trăm tệp và thư mục để nắm bắt thông tin dự án, hãy tận dụng Gemini được tích hợp trong Drive. Người dùng sẽ nhanh chóng có được bản tóm tắt các tài liệu phức tạp hoặc toàn bộ thư mục dự án. Bạn thậm chí có thể đặt câu hỏi cụ thể cho Gemini về một thư mục, chẳng hạn như “Ngân sách cho chiến dịch truyền thông xã hội quý trước là bao nhiêu?”, giúp bạn dễ dàng có được các chi tiết phù hợp mà không cần tìm kiếm trong tất cả các tài liệu của mình.

Tìm đúng tệp cần tìm kiếm với Gemini trong Google Drive

Khi người dùng có nhiều tệp nhưng không nhớ nội dung của từng tài liệu, Gemini có thể giúp bạn tìm đúng tệp chính xác. Nếu bạn đang cần tìm một bản trình bày hoặc ghi chú của mình trước một cuộc họp, bạn có thể sử dụng Gemini trong bảng điều khiển bên của Drive để nhanh chóng tìm ra tệp bạn cần dựa trên một lời nhắc đơn giản. Chỉ cần nhập lời nhắc tìm kiếm với nội dung như “Tìm các biểu mẫu thuế 941 và 1040 của tôi” hoặc “Hiển thị cho tôi bản trình bày về chiến lược Google Ads năm 2025 của tôi” và các tệp sẽ sẵn sàng trong vài giây.

Soạn thảo và ký hợp đồng dễ dàng với eSignature

Thay vì sử dụng nhiều ứng dụng để soạn thảo hợp đồng, gửi đi để thu thập chữ ký và sau đó tải lại bản sao cuối cùng để lưu trữ, bạn có thể thực hiện tất cả trong Google Drive. Bạn có thể dễ dàng tải các hợp đồng PDF lên Drive hoặc soạn thảo các hợp đồng mới trong Docs, lưu chúng dưới dạng mẫu hợp đồng có thể tái sử dụng và thu thập chữ ký cũng như thông tin bổ sung từ người ký (ví dụ: chức danh). Giờ đây, tất cả các nhà cung cấp, nhà sản xuất, khách hàng và nhân viên của bạn có thể nhanh chóng gia hạn hợp đồng mà không bị gián đoạn.

Quản lý dự án hiệu quả và tăng cường cộng tác với Shared Drive

Việc giữ cho các tệp dự án được sắp xếp có thể phức tạp, đặc biệt nếu nhân viên hoặc cộng tác viên của bạn rời công ty và bạn không còn quyền truy cập vào tất cả các tệp mà họ sở hữu. Việc sử dụng ổ đĩa dùng chung (Shared Drive) cho các dự án và nhóm đảm bảo bạn vẫn có quyền truy cập vào các tệp, ngay cả khi người tạo ra chúng rời khỏi tổ chức của bạn, vì các tệp trong ổ đĩa dùng chung thuộc về nhóm thay vì một cá nhân. Vì vậy, nếu một người quản lý rời đi sau khi tạo tài liệu hướng dẫn nhân viên mới, các tệp vẫn sẽ có sẵn để dễ dàng truy cập nếu chúng được lưu trữ trong ổ đĩa dùng chung.

Số hóa và truy cập tài liệu mọi lúc mọi nơi với ứng dụng di động Google Drive

Tính năng quét của Google Drive là một cách đơn giản để giữ cho tài liệu của bạn được sắp xếp và có thể truy cập từ mọi nơi. Có sẵn trong ứng dụng di động Google Drive, nó chuyển đổi biên lai, ghi chú và giấy tờ nhiều trang thành tệp PDF để dễ dàng lưu trữ và chia sẻ. Bạn thậm chí có thể tìm kiếm các tệp PDF đã tải lên trong Drive của mình, vì vậy bạn có thể nhanh chóng tìm thấy biên lai đã quét từ một chuyến công tác khi bạn sẵn sàng gửi báo cáo chi phí.

Google Drive cung cấp một cách mạnh mẽ, hợp lý để quản lý thông tin, cộng tác hiệu quả và tăng năng suất. Nó không chỉ là nơi lưu trữ tệp; nó là một trung tâm điều hành cho doanh nghiệp nhỏ của bạn để duy trì sự ngăn nắp. Hãy thay đổi cách bạn làm việc với Drive để giải phóng thời gian và nguồn lực quý giá, tập trung vào những gì thực sự quan trọng: phát triển doanh nghiệp của bạn.

Kết luận

Google Drive thực sự là một trung tâm điều hành thông tin, nơi doanh nghiệp có thể sắp xếp, quản lý và cộng tác trên mọi loại tài liệu một cách hiệu quả. Từ việc nắm bắt nhanh chóng thông tin dự án nhờ tích hợp Gemini, đến khả năng tìm kiếm tệp thông minh, soạn thảo và ký kết hợp đồng điện tử, Google Drive ngày càng khẳng định được khả năng tối ưu hóa quy trình làm việc và tiết kiệm thời gian quý báu. Với ứng dụng di động linh hoạt, mọi tài liệu quan trọng đều có thể được số hóa và truy cập mọi lúc mọi nơi. Google Drive chính là một công cụ then chốt giúp doanh nghiệp nâng cao năng suất, đưa ra quyết định sáng suốt dựa trên thông tin được tổ chức hệ thống, và tạo đà cho sự phát triển bền vững.

Để khai thác tối đa tiềm năng của Google Drive và hệ sinh thái Google Workspace, doanh nghiệp cần tìm được đơn vị đối tác triển khai và hỗ trợ chuyên nghiệp xuyên suốt quá trình sử dụng dịch vụ. CloudAZ, với tư cách là đối tác ủy quyền chính thức của Google tại Việt Nam, mang đến những giải pháp toàn diện và được tùy chỉnh phù hợp với nhu cầu đặc thù của từng doanh nghiệp. Đội ngũ chuyên gia của CloudAZ không chỉ giúp bạn triển khai Google Drive một cách hiệu quả mà còn cung cấp sự hỗ trợ kỹ thuật tận tình, đảm bảo quá trình vận hành suôn sẻ và tối ưu hóa hiệu suất làm việc.

Đừng để doanh nghiệp của bạn bỏ lỡ những lợi ích to lớn mà Google Drive mang lại! Hãy liên hệ ngay với CloudAZ để được tư vấn và đồng thời mang lại môi trường làm việc thông minh và hiệu quả.