6 Bí Quyết Sử Dụng Google Workspace Để Làm Việc Từ Xa Hiệu Quả

Trong thời đại số hóa và văn phòng ảo, việc làm việc từ xa trở nên phổ biến hơn bao giờ hết. Đối với nhiều tổ chức, Google Workspace (trước đây gọi là G Suite) đã trở thành công cụ quan trọng để hỗ trợ công việc từ xa. Cùng CloudAZ khám phá 6 bí quyết để sử dụng Google Workspace một cách hiệu quả trong môi trường làm việc từ xa.

Dễ dàng gửi email cho nhiều người cùng lúc với tính năng gửi mail nhóm

Thay vì gửi mail cho từng người, với cùng một nội dung như nhau, bạn có thể tạo một địa chỉ email chung cho cả nhóm. Khi cần gửi email cho tất cả mọi người, bạn chỉ cần gửi vào địa chỉ email này là mọi người trong nhóm đều nhận được. Địa chỉ email nhóm còn có thể được dùng để chia sẻ tài liệu trên Drive hoặc đặt cuộc hẹn trên Google Calendar.

Sắp xếp cuộc họp bằng Google Calendar

Đôi khi thành viên trong một nhóm lại sinh sống tại nhiều quốc gia khác nhau và làm việc theo múi giờ khác nhau. Vì vậy việc sắp xếp lịch họp với cả nhóm có thể rất khó khăn. Với Google Calendar, bạn có thể dễ dàng lựa chọn được thời gian phù hợp với tất cả thành viên. Ngoài ra, bạn có thể tạo lịch riêng cho nhóm của mình để theo dõi các cuộc họp, buổi đào tạo…

Lưu trữ, chia sẻ và truy cập tài liệu từ mọi nơi trên thế giới

Drive là nơi an toàn nhất để lưu trữ và chia sẻ tài liệu. Hơn nữa, mọi người có thể truy cập Drive bằng mọi thiết bị và ở bất cứ nơi đâu. Ngoài ra, bạn có thể sử dụng Shared Drive để dễ dàng chia sẻ file với các thành viên.

Drive cũng lưu lại lịch sử thay đổi, như khi nào file bị xóa, ai thực hiện…, giúp bạn dễ dàng quản lý tài liệu và làm việc với nhóm của mình.

Tổ chức các cuộc họp video và sự kiện với nhóm với Google Meet

Google Meet cho phép bạn kết nối với mọi người ở khắp mọi nơi trên thế giới, vào bất kỳ lúc nào — từ tất cả mọi loại thiết bị. Google Meet có đủ mọi tính năng để cả nhóm có thể họp hiệu quả quả, hoặc thậm chí là tổ chức sự kiện với hàng trăm khách tham gia.

Chỉnh sửa tài liệu theo thời gian thực

Mọi người có thể cùng nhau chỉnh sửa tài liệu, bảng tính, bản trình bày (Google Docs, Google Sheets, Google Slides) hoặc các tệp khác mà không cần phải gửi qua lại bằng email. Nội dung chỉnh sửa sẽ được tự động lưu và cập nhật theo thời gian thực đến tất cả thành viên. Mọi người còn có thể trò chuyện, ghi chú, nhận xét ngay trong tệ, từ đó đơn giản hóa việc giao tiếp.

Thuyết trình từ xa

Dù không thể gặp mặt trực tiếp, bạn vẫn có thể dễ dàng trình bày ý tưởng của mình nếu như sử dụng Meet, rồi chia sẻ màn hình các trang Google Slide, Google Sheet, Google Doc. Bạn thậm chí có thể ghi lại các cuộc họp video để những người không tham gia có thể xem lại. Ngoài ra Meet còn có tính năng bật phụ đề, giúp rút ngắn khoảng cách về khác biệt ngôn ngữ.

Đăng ký tư vấn giải pháp về Google Workspace TẠI ĐÂY