8 lợi ích khi doanh nghiệp lựa chọn sử dụng email tên miền với Gmail của Google Workspace

Các doanh nghiệp ngày nay có nhiều cách để giao tiếp hơn bao giờ hết, từ cuộc gọi video đến tin nhắn văn bản và trò chuyện trực tuyến. Tuy nhiên, email doanh nghiệp vẫn là thành phần chính trong hầu hết các cuộc giao tiếp kinh doanh. Đó là một cách giao tiếp đáng tin cậy và chuyên nghiệp trong công ty, với các nhà cung cấp và với khách hàng. Nếu được sử dụng đúng cách, email cũng là một trong những phương pháp tiếp thị hiệu quả nhất về chi phí cho khách hàng tiềm năng, dù là trong thị trường B2C (doanh nghiệp tới người tiêu dùng) hay B2B (doanh nghiệp với doanh nghiệp).

Gmail – nền tảng email do Google phát triển là một trong những ứng dụng email quen thuộc với người dùng, với nhiều ưu điểm vượt trội. Gmail là một trong 15 phần mềm của bộ công cụ văn phòng Google Workspace với độ ổn định, an toàn, bảo mật – xứng đáng là sự lựa chọn hàng đầu cho hệ thống email tên miền của doanh nghiệp. Cùng CloudAZ khám phá 8 lợi ích khi doanh nghiệp lựa chọn sử dụng email tên miền với Gmail của Google Workspace trong Blog này.

Gmail không chỉ là email

Google Workspace (trước đây gọi là GSuite) là công cụ tuyệt vời để công ty của bạn quản lý các đầu việc.

Bạn có thể lưu trữ tài liệu của mình trong Google Drive và chia sẻ lịch với Google Calendar. Google Docs và Google Sheets cho phép bạn cộng tác trực tiếp trên các tài liệu trong trình duyệt. Google Workspace cung cấp lưu trữ, cộng tác tài liệu, và tin nhắn tức thì giữa đội nhóm, tất cả tích hợp trong một.

Không gian lưu trữ khổng lồ với email doanh nghiệp

Phiên bản miễn phí của Gmail đi kèm với dung lượng lưu trữ khổng lồ 15 GB cho mỗi người dùng, trong khi gói Google Workspace Starter đi kèm có ít nhất với 30 GB dung lượng lưu trữ, đảm bảo bạn luôn có đủ dung lượng cho thư đến và tệp đính kèm. Các gói trả phí cao hơn cung cấp dung lượng lưu trữ không giới hạn cho những công ty nghĩ cần nhiều dung lượng lưu trữ dữ liệu phục vụ mục đích cho tổ chức.

Người dùng đã quen với Gmail

Nếu bạn đang yêu cầu nhân viên của mình sử dụng Gmail để quản lý email, giao tiếp và chốt các nội dung với khách hàng, đối tác, nội bộ thì lợi thế là họ sẽ không phải học một công cụ mới. Nhân viên đã quen thuộc với giao diện Gmail và không mất thời gian với bất kỳ khóa đào tạo nào để làm quen, thích nghi hệ thống. Nhân viên mới có thể bắt đầu sử dụng Gmail ngay lập tức và rút ngắn thời gian cần thiết để họ đạt được năng suất tối đa.

Dễ dàng cài đặt

Với Gmail, không có phần mềm phức tạp để định cấu hình hoặc tài khoản để thiết lập. Bạn chỉ cần đăng ký tài khoản Google của mình, thêm địa chỉ email công ty và để Google xử lý tất cả các yêu cầu kỹ thuật. Bạn có thể bắt đầu gửi và nhận email ngay lập tức và cung cấp dịch vụ khách hàng tiêu chuẩn cao. Không có gì để cài đặt trên máy tính để bàn vì Gmail có thể truy cập được thông qua trình duyệt web, mặc dù Gmail có sẵn dưới dạng ứng dụng dành cho thiết bị di động.

Không tốn quá nhiều nhân lực để duy trì

Gmail ckhông cần bảo trì và lưu trữ dữ liệu “trên đám mây”, có nghĩa là email, tài liệu và sự kiện của bạn luôn có sẵn ở mọi nơi bạn có thể truy cập trực tuyến bằng trình duyệt web. Bạn không cần quản trị viên hệ thống CNTT để tạo tài khoản và cấp cho người dùng quyền truy cập vào các dịch vụ; bạn có thể tự làm tất cả điều đó bằng cách sử dụng bảng điều khiển của Google Apps. Bạn không phải lo lắng về việc sao lưu dữ liệu (tất cả đều được lưu trữ trên máy chủ của Google), đạt đến giới hạn dung lượng lưu trữ của tài khoản email hoặc kết hợp với VPN, tường lửa hoặc phần mềm cụ thể. Bất cứ lúc nào bạn cũng có thể chọn chuyển sang nhà cung cấp khác và mang theo tên miền của mình, điều đó có nghĩa là bạn không phải thay đổi địa chỉ email của mình nếu bạn quyết định rằng Google Apps không phù hợp với mình.

Bảo mật cao cấp và lọc thư rác

Gmail là một nền tảng rất an toàn để lưu trữ, gửi và nhận email. Nó được xây dựng dựa trên Google Cloud Platform, cung cấp tiêu chuẩn bảo mật tốt nhất hiện nay. Quản trị viên Google Workspace cho phép quản trị viên kiểm soát cách bảo mật dữ liệu, xem báo cáo và quản lý bảo mật của thiết bị di động. Gmail cũng mã hóa email của bạn khi chuyển tiếp bằng TLS để ngăn các bên ngoài xem email của bạn.

Gmail cũng có bộ lọc thư rác tốt nhất trong doanh nghiệp. Đây là một tính năng quan trọng dễ bị bỏ qua.

Có thể sử dụng hộp thư chung

Trong Gmail, bạn có thể biến nó thành hộp thư dùng chung cho nhóm dịch vụ khách hàng của mình bằng cách tạo tài khoản Gmail mới cho email bạn muốn chia sẻ, chẳng hạn như support@company.com. Nó đơn giản như đi tới cài đặt và cấp quyền truy cập vào tài khoản của bạn. Điều này có nghĩa là tất cả email hỗ trợ của bạn sẽ được chuyển tiếp đến tài khoản của bất kỳ ai mà bạn cấp quyền truy cập và thư trả lời của họ sẽ đến từ bộ phận support @company.com.

Lợi ích việc tạo nhóm trên Gmail là bạn có thể nhanh chóng gửi nhanh email cho một nhóm người cố định, tránh thiếu sót khi phải tìm mail từng người. Tạo nhiều nhóm liên lạc riêng giúp bạn có thể dễ dàng quản lý và gởi email chính xác cho từng nhóm.

Đọc thêm Blog 6 cách Gmail giúp quản lý thời gian và sự tập trung tại đây. 

Giá cả phải chăng

Gói Google Workspace rẻ nhất bao gồm quyền truy cập vào Gmail có giá khởi điểm chỉ từ hơn 6 USD/người dùng/tháng. Tuy nhiên đây chỉ là giá niêm yết trên hệ thống Google, để nhận được ưu đãi sâu hơn lên đến 60%, hãy liên hệ ngay với đội ngũ CloudAZ để được tư vấn chi tiết nhất. Google Workspace chắc chắn mang lại nhiều lợi nhuận cho bạn và là lựa chọn lý tưởng cho các nhóm đang phát triển.