Bảo mật doanh nghiệp toàn diện với Google Workspace

Xu hướng làm việc từ xa ngày càng tăng đặt ra những thách thức rõ rệt đối với bảo mật dữ liệu, vì các dịch vụ được sử dụng ở các địa điểm khác nhau và trên các thiết bị khác nhau. Tuy nhiên, có thể dễ dàng kiểm soát tính bảo mật của tài khoản Google Workspace với chi phí thấp và bằng các phương pháp xử lý bảo mật bằng cách cài đặt những nguyên tắc phù hợp.

Liệu doanh nghiệp của bạn đã tận dụng tối đa sức mạnh bảo mật của Google Workspace?

Quyền riêng tư và bảo mật dữ liệu người dùng là điều tối quan trọng đối với các doanh nghiệp. Đây cũng là những vấn đề phổ biến được quan tâm đối với những người đang cân nhắc triển khai Google Workspace cho tổ chức của họ.

Google Workspace là bộ công cụ đa năng được xây dựng và hoạt động trên nền tảng điện toán đám mây. Do Google và các dịch vụ dành cho doanh nghiệp của Google chạy trên cùng một cơ sở hạ tầng, tổ chức của bạn sẽ được hưởng lợi từ các biện pháp bảo vệ mà Google đã xây dựng và sử dụng hàng ngày. Bên cạnh đó, cùng các chuyên gia bảo mật chuyên trách và nỗ lực đổi mới, Google luôn đi tiên phong cũng như tạo ra một môi trường tuân thủ, đáng tin cậy mang tính bảo mật cao.

Mặc dù vậy, các tổ chức chưa thực sự nhận thức đầy đủ và tận dụng tối đa sức mạnh bảo mật của Google Workspace. Điều này tạo nên những kẽ hở tiềm tàng về bảo mật dữ liệu của nhân viên, tạo điều kiện cho tin tặc xâm nhập và lợi dụng cho mục đích xấu. Chính vì vậy, hiểu rõ về những đặc điểm và tính năng bảo mật vượt trội của bộ công cụ Google Workspace, sẽ giúp quản trị viên của doanh nghiệp có thêm cái nhìn tổng quan và ứng dụng khả năng bảo mật vào doanh nghiệp của mình.

Sức mạnh bảo mật của Google & Google Workspace

Bảo mật là cốt lõi của Google

Là một nhà đổi mới trong công nghệ phần cứng, phần mềm, mạng và quản lý hệ thống, Google đã sử dụng nguyên tắc “bảo vệ theo chiều sâu” để tạo ra một cơ sở hạ tầng CNTT an toàn hơn và dễ quản lý hơn so với công nghệ truyền thống. Hơn nữa, Google cho phép tùy chỉnh thiết kế máy chủ, hệ điều hành độc quyền và trung tâm dữ liệu được phân bổ theo địa lý để đảm bảo rằng Google Workspace chạy trên nền tảng công nghệ được hình thành, thiết kế và xây dựng để hoạt động an toàn.

Nền văn hóa bảo mật

Tại Google, nhân viên luôn được thúc đẩy bởi nền văn hóa bảo mật. Ngay từ những ngày đầu, Google đã dẫn đầu với tư duy “Bảo mật là ưu tiên hàng đầu” (Security-first). Google tuyển dụng nhiều chuyên gia về bảo mật và quyền riêng tư làm việc toàn thời gian, bao gồm cả một số chuyên gia hàng đầu thế giới trong lĩnh vực bảo mật mạng, ứng dụng và thông tin. Nhóm quản lý sự cố Google Workspace luôn cam kết giải quyết sự cố mà hầu như không làm gián đoạn đến khách hàng thông qua quá trình phản hồi, phân tích và hỗ trợ khắc phục nhanh chóng. Với nguyên tắc đặt bảo mật dữ liệu là trụ cột, các sản phẩm công nghệ của Google nói chung và Google Workspace nói riêng đều đảm báo tính bảo mật mạnh mẽ.

Tuân thủ các quy định bảo mật

Google đã thiết kế Google Workspace để đáp ứng các tiêu chuẩn nghiêm ngặt về quyền riêng tư và bảo mật dựa trên các phương pháp hay nhất trong ngành.  ISO/IEC 27001 là một trong những tiêu chuẩn bảo mật độc lập được công nhận và chấp nhận rộng rãi nhất. Google đã nhận được chứng chỉ ISO/IEC 27001 cho các hệ thống, công nghệ, quy trình và trung tâm dữ liệu vận hành Google Workspace.

Mã hóa email 100%

Mỗi email bạn gửi hoặc nhận – 100% trong số đó – đều được mã hóa trong quá trình chuyển giữa các trung tâm dữ liệu của Google. Điều này đảm bảo rằng thư của bạn sẽ an toàn không chỉ khi di chuyển giữa các thiết bị và máy chủ của Gmail mà còn khi di chuyển nội bộ trong Google.

Khả năng bảo vệ dữ liệu của Google Workspace

Khả năng xác thực mạnh mẽ

Tính năng xác minh 2 bước sẽ giảm đáng kể nguy cơ truy cập trái phép bằng cách yêu cầu người dùng thêm bằng chứng về danh tính khi đăng nhập. Tính năng thực thi khóa bảo mật của Google cung cấp một lớp bảo mật khác cho tài khoản người dùng bằng cách yêu cầu khóa thực. Khóa này sẽ gửi một chữ ký được mã hóa và chỉ hoạt động với các trang web mà khóa đó được cho là giúp bảo vệ chống lừa đảo. Quản trị viên Google Workspace có thể dễ dàng triển khai, giám sát và quản lý các khóa bảo mật trên quy mô lớn từ bảng điều khiển dành cho quản trị viên mà không cần cài đặt thêm phần mềm.

Theo dõi hoạt động đăng nhập đáng ngờ

Google Workspace sử dụng các khả năng mạnh mẽ của công nghệ máy học để giúp phát hiện hoạt động đăng nhập đáng ngờ. Khi phát hiện thấy hoạt động đăng nhập đáng ngờ, hệ thống sẽ thông báo cho quản trị viên để họ có thể xử lý nhằm đảm bảo an toàn cho tài khoản.

Quản lý quyền truy cập vào đám mây tập trung

Với khả năng hỗ trợ đăng nhập một lần (SSO), Google Workspace cho phép quyền truy cập hợp nhất vào các ứng dụng đám mây khác dành cho doanh nghiệp. Dịch vụ quản lý danh tính và quyền truy cập (IAM) của Google cho phép quản trị viên quản lý tất cả thông tin đăng nhập của người dùng và quyền truy cập vào các ứng dụng trên đám mây ở một nơi.

Tăng cường khả năng bảo mật email

Google Workspace cho phép quản trị viên thiết lập các quy tắc tùy chỉnh để yêu cầu ký và mã hóa email bằng phần mở rộng thư Internet an toàn/đa mục đích (S/MIME). Quản trị viên có thể định cấu hình các quy tắc này để thực thi S/MIME khi phát hiện thấy nội dung cụ thể trong email.

Truy cập theo ngữ cảnh (Context-aware access)

Dựa trên mô hình bảo mật Zero-Trust và hoạt động triển khai BeyondCorp của Google, quản trị viên Google Workspace có thể cấp cho người dùng quyền truy cập an toàn trong khi vẫn duy trì năng suất của họ nhờ tính năng truy cập theo ngữ cảnh. Tính năng truy cập theo ngữ cảnh thực thi các biện pháp kiểm soát chi tiết và sử dụng chỉ một nền tảng cho cả ứng dụng tại chỗ lẫn trên đám mây và những tài nguyên trong cơ sở hạ tầng. Với tính năng truy cập theo ngữ cảnh, Quản trị viên có thể áp dụng các biện pháp kiểm soát chi tiết về quyền truy cập trên các ứng dụng Google Workspace dựa theo danh tính của người dùng và ngữ cảnh của yêu cầu.

Ngăn chặn mất dữ liệu

Quản trị viên Google Workspace có thể thiết lập chính sách ngăn chặn mất dữ liệu (Data Loss Prevention – DLP) để bảo vệ thông tin nhạy cảm trong Gmail và Drive. Google cung cấp một thư viện gồm các trình phát hiện nội dung định sẵn để giúp thiết lập dễ dàng. Chẳng hạn, sau khi chính sách DLP có hiệu lực, Gmail có thể tự động kiểm tra thông tin nhạy cảm trong tất cả email đi và tự động thực hiện hành động để ngăn chặn việc rò rỉ dữ liệu: cách ly email để xem xét, yêu cầu người dùng sửa đổi thông tin hoặc chặn gửi email đồng thời thông báo cho người gửi. Với những quy tắc dễ định cấu hình và tính năng nhận dạng ký tự quang học (OCR) cho nội dung trong hình ảnh, DLP cho Drive giúp quản trị viên dễ dàng kiểm tra các tệp có chứa nội dung nhạy cảm cũng như định cấu hình quy tắc cảnh báo và ngăn người dùng chia sẻ thông tin mật ra bên ngoài.

Phát hiện thư rác & phần mềm độc hại

Ngoài ra, công nghệ máy học đã giúp Gmail phát hiện thư rác chính xác đến 99,9% và bảo vệ người dùng khỏi các cuộc tấn công lừa đảo. Công nghệ này cũng giúp Gmail chặn thư rác lén lút và thư lừa đảo – loại thư mà trên thực tế có thể bị nhầm tưởng là email mà người dùng mong muốn. Lượng email là thư rác trong hộp thư đến Gmail thông thường chiếm chưa đến 0,1% và khả năng lọc nhầm thư vào thư mục thư rác còn thấp hơn (dưới 0,05%).

Để giúp ngăn chặn phần mềm độc hại, Google tự động quét vi rút đối với mọi tệp đính kèm trên nhiều công cụ trước khi người dùng tải xuống. Thậm chí, Gmail còn kiểm tra virus trong các tệp đính kèm được đưa vào hàng đợi để gửi đi. Điều này giúp bảo vệ tất cả người dùng Gmail và ngăn ngừa lây lan virus. Google Workspace cũng cho phép quản trị viên thực thi việc sử dụng khóa bảo mật để vô hiệu hóa những thông tin đăng nhập đã bị xâm phạm trong các cuộc tấn công lừa đảo.

Kiểm soát hoạt động

Tính năng quản lý thiết bị đầu cuối

Tính năng quản lý thiết bị đầu cuối được tích hợp đầy đủ của Google Workspace sẽ liên tục giám sát hệ thống và cảnh báo cho quản trị viên biết hoạt động đáng ngờ trên thiết bị. Quản trị viên có thể thực thi chính sách dành cho thiết bị đầu cuối, mã hóa dữ liệu trên thiết bị, khóa thiết bị di động bị mất hoặc bị đánh cắp và xóa từ xa dữ liệu trên thiết bị. Với tính năng này, thậm chí Quản trị viên có thể yêu cầu khóa màn hình, sử dụng mật khẩu mạnh và xóa dữ liệu bảo mật bằng tính năng xóa sạch dữ liệu trong thiết bị dành cho Android và iOS.

Trung tâm bảo mật

Trung tâm bảo mật của Google Workspace là nơi cung cấp thông tin toàn diện, duy nhất về tình trạng bảo mật trong quá trình triển khai Google Workspace của bạn. Trung tâm này tập hợp các số liệu phân tích bảo mật, những mục đề xuất phương pháp hay nhất và biện pháp khắc phục tích hợp để giúp bạn bảo vệ dữ liệu, thiết bị cũng như người dùng trong tổ chức của mình.

Trung tâm thông báo

Trung tâm thông báo của Google Workspace là một cách mới để quản trị viên xem các thông báo, cảnh báo và hành động cần thiết trên Google Workspace. Nhờ các thông tin chi tiết về những cảnh báo tiềm ẩn này, quản trị viên có thể đánh giá nguy cơ tổ chức của họ gặp phải vấn đề bảo mật. Biện pháp khắc phục tích hợp với trung tâm bảo mật giúp giải quyết những vấn đề này một cách hợp lý.

Kiểm soát quyền truy cập của ứng dụng bên thứ ba

Là một phần trong các biện pháp kiểm soát xác thực của Google, quản trị viên có quyền xem và kiểm soát các ứng dụng của bên thứ ba đang sử dụng OAuth để xác thực cũng như truy cập vào dữ liệu của công ty. Quản trị viên có thể tắt quyền truy cập vào OAuth ở mức độ chi tiết và đưa các ứng dụng của bên thứ ba được chứng nhận vào danh sách cho phép.

Quản lý các quyền về thông tin

Google cung cấp quy tắc quản lý các quyền về thông tin (IRM) trong Drive để giúp quản trị viên luôn kiểm soát được dữ liệu nhạy cảm. Quản trị viên và người dùng có thể tắt tùy chọn tải xuống, in và sao chép tệp từ trình đơn chia sẻ nâng cao cũng như đặt ngày hết hạn truy cập vào tệp.

Vùng dữ liệu

Nhiều tổ chức tận dụng sức mạnh từ các trung tâm dữ liệu được phân phối của Google để đạt được lợi ích thiết yếu tối đa, chẳng hạn như giảm thiểu thời gian chờ và cung cấp khả năng dự phòng mạnh mẽ theo vị trí địa lý. Tuy nhiên, đối với những tổ chức có yêu cầu kiểm soát nghiêm ngặt, các vùng dữ liệu của Google Workspace sẽ cho phép bạn chọn vị trí lưu một số dữ liệu vào hệ thống lưu trữ — tại Hoa Kỳ, khắp Châu Âu hay phân phối trên toàn cầu.

Tính minh bạch và tôn trọng dữ liệu khách hàng của Google Workspace

Tính minh bạch để có được niềm tin khách hàng luôn là một nguyên tắc quan trọng tại Google. Khách hàng Google Workspace sở hữu dữ liệu khách hàng của họ, không phải Google. Hơn nữa, nếu khách hàng xóa dữ liệu của họ, Google cam kết xóa dữ liệu đó khỏi hệ thống trong vòng 180 ngày. Google không bán dữ liệu của bạn cho bên thứ ba, không hiển thị quảng cáo trong Google Workspace và chúng tôi không bao giờ thu thập hay sử dụng dữ liệu từ các dịch vụ của Google Workspace cho bất kỳ mục đích quảng cáo nào.

Hơn nữa, Google Workspace cung cấp thỏa thuận mức dịch vụ lên đến 99,9%. Google Workspace không có thời gian bảo trì hoặc thời gian ngừng hoạt động theo lịch. Không giống như hầu hết các nhà cung cấp, Google luôn lên kế hoạch để các ứng dụng của mình luôn hoạt động, ngay cả khi Google đang nâng cấp dịch vụ hoặc bảo trì hệ thống.