Mẹo và thủ thuật quản lý dự án với Google Workspace

Trong thế giới công việc hiện đại, quản lý dự án hiệu quả không chỉ đơn giản là theo dõi tiến độ mà còn đòi hỏi sự cộng tác liên tục giữa các thành viên, sự linh hoạt trong việc xử lý thông tin và khả năng tối ưu hóa tài nguyên. Google Workspace, với hệ sinh thái các công cụ như Google Drive, Google Calendar, Google Meet, và nhiều tiện ích khác, mang đến một giải pháp toàn diện giúp doanh nghiệp quản lý dự án một cách thông minh và hiệu quả. Không chỉ giúp quản lý công việc, Google Workspace còn thúc đẩy khả năng cộng tác từ xa, tối ưu hóa quy trình làm việc, và đảm bảo mọi thông tin đều được lưu trữ và truy cập một cách an toàn. Trong bài viết này, cùng CloudAZ  khám phá các mẹo và thủ thuật giúp tối ưu hóa việc quản lý dự án với Google Workspace.

Hướng dẫn quản lý dự án thành công

Giao tiếp và tổ chức là hai phẩm chất thiết yếu của quản lý dự án. Các công cụ Workspace trang bị cho các nhà quản lý dự án các ứng dụng để tạo điều kiện thuận lợi cho cả hai trong suốt vòng đời của bất kỳ dự án nào. Từ việc tận dụng các bảng quản lý dự án trong Google Sheets đến việc giữ liên lạc với các nhóm thông qua Gmail và Google Chat, dưới đây là một số mẹo và thủ thuật để các nhà quản lý dự án hoàn thành nhiều việc hơn với Workspace.

Xác định phạm vi và mục tiêu dự án

Sử dụng Google Docs để tạo và chia sẻ phạm vi công việc (SOW) với các nhóm khách hàng và các bên liên quan. SOW cung cấp cho các nhà quản lý dự án và nhóm của họ một bản thiết kế thống nhất để  trách nhiệm giải trình. Vạch ra các mục tiêu dự án, chỉ số hiệu suất chính (KPI), ngày bắt đầu và kết thúc dự án, và các sản phẩm mà nhóm có trách nhiệm bàn giao cho khách hàng dựa trên phạm vi dự án. Cần trợ giúp tạo SOW? Chỉ cần yêu cầu Gemini trong Docs để bắt đầu quy trình soạn thảo SOW của bạn. Chỉ với một lời nhắc duy nhất, Gemini trong Docs có thể tạo bản nháp đầu tiên cho SOW của bạn, lấy thông tin liên quan từ các ghi chú và tài liệu khác của bạn.

Phân tích và Ưu tiên hóa các Công việc

Mỗi dự án bao gồm nhiều chiến lược, chiến thuật và nhiệm vụ cần được hoàn thành trong một khung thời gian nhất định. Google Sheets có sẵn các bảng được thiết kế sẵn để theo dõi tiến độ nhiệm vụ dự án, phân bổ nguồn lực và xây dựng lịch họp. Sử dụng menu thả xuống để điền vào danh sách nhiệm vụ, thêm mã màu để dễ dàng theo dõi và thêm bộ lọc để các thành viên trong nhóm dễ dàng xem các nhiệm vụ được giao. Tận dụng sức mạnh của Gemini trong Sheets để tạo trình theo dõi quản lý dự án. Trong bảng điều khiển bên cạnh, hãy chọn một lời nhắc được đề xuất hoặc tự tạo lời nhắc của riêng bạn để tạo các bảng được điều chỉnh phù hợp với nhu cầu chính xác của bạn.

Thiết lập thời hạn thực tế

Một nhà quản lý dự án hiệu quả cần phải làm việc với các nhóm để xác định số giờ cần thiết để hoàn thành một nhiệm vụ và đặt ra thời hạn cho phù hợp. Nếu các thành viên trong nhóm thực hành việc chặn thời gian để tập trung làm việc, Google Calendar cung cấp khả năng hiển thị lịch trình và giúp các nhà quản lý dự án tìm thấy thời gian thuận tiện để gặp gỡ, cộng tác và kiểm tra tiến độ để đáp ứng thời hạn.

Hợp tác và Giao tiếp trong Vai trò Quản lý Dự án

Các nhà quản lý dự án hợp tác với nhiều bên liên quan trong suốt vòng đời của một dự án, dẫn dắt dự án qua tất cả các giai đoạn cho đến khi hoàn thành. Việc sở hữu những phương thức giao tiếp đáng tin cậy với các bên liên quan là một phần quan trọng trong bộ công cụ của nhà quản lý dự án.

Các nhà quản lý dự án có thể tối đa hóa năng suất và cải thiện giao tiếp bằng cách tích hợp các ứng dụng quản lý dự án của bên thứ ba từ Workspace Marketplace vào quy trình làm việc. Workspace có thể tích hợp với nhiều công cụ quản lý dự án phổ biến, bao gồm Asana, Trello và Monday, giúp nhà quản lý dự án có khả năng tự động nhắc nhở, xuất báo cáo công việc và nhiều tính năng khác.

Chia sẻ Tài liệu và Tập tin

Các nhà quản lý dự án thường chịu trách nhiệm phân phối các kế hoạch và sản phẩm dự án, đóng vai trò là điểm giao tiếp tập trung. Google Drive giúp việc tổ chức quản lý dự án trở nên dễ dàng hơn, cung cấp cho các nhà quản lý dự án và nhóm của họ một nơi để lưu trữ và truy cập các tài liệu như SOW, kế hoạch dự án và sản phẩm. Các nhà quản lý dự án có thể sử dụng các tính năng hữu ích như ổ đĩa dùng chung để duy trì không gian cộng tác tập trung, nơi các tệp liên quan đến dự án luôn tồn tại và nhóm có thể truy cập, ngay cả khi các thành viên riêng lẻ rời đi, đảm bảo tính liên tục của dự án và lưu giữ kiến thức.

Với Gemini trong Google Drive, việc quản lý dự án trở nên dễ dàng hơn:

• Nắm bắt ý chính một cách nhanh chóng: Tóm tắt các tài liệu dài để có cái nhìn sâu sắc ngay lập tức.
• Tổng hợp thông tin: Thảo luận về các chủ đề phức tạp bằng cách lấy thông tin từ nhiều tệp trong ổ đĩa của bạn.
• Tìm thông tin nhanh chóng: Nhận thông tin nhanh về các dự án mà không cần tìm kiếm trong nội dung.

Tạo điều kiện thuận lợi cho các cuộc thảo luận nhóm

Ngoài việc dẫn dắt giao tiếp giữa các nhóm, các nhà quản lý dự án còn thiết lập các kênh phù hợp nhất cho các loại tin nhắn khác nhau. Việc đặt ra các hướng dẫn về ứng dụng nào sẽ được sử dụng để truyền đạt thông tin cụ thể là một phần quan trọng trong vai trò của nhà quản lý dự án.

Ví dụ: nhắn tin tức thời thông qua Google Chat có thể là một cách hiệu quả để nhận được câu trả lời nhanh chóng cho các câu hỏi cấp bách về dự án. Đối với các cuộc thảo luận lớn hơn, có tổ chức hơn, Google Chat spaces cung cấp một trung tâm tập trung để chia sẻ tệp, giao nhiệm vụ và thúc đẩy các cuộc trò chuyện liên tục xung quanh một dự án hoặc chủ đề.

Sử dụng Gemini cho Google Workspace để hỗ trợ quản lý dự án

Đối với các nhà quản lý dự án, giao tiếp không chỉ đơn thuần là truyền đạt tiến độ và đảm bảo sản phẩm được bàn giao đúng hạn. Các nhà quản lý dự án, dù mới vào nghề hay dày dạn kinh nghiệm, đều cần phát triển khả năng thu thập và cung cấp thông tin chính xác cho từng bên liên quan một cách kịp thời. Trong bất kỳ ngày nào, một nhà quản lý dự án có thể cần phải soạn thảo một bản tóm tắt ngắn gọn cho khách hàng hoặc cung cấp các gạch đầu dòng chi tiết cho ban lãnh đạo.

Gemini cho Google Workspace có thể giúp các nhà quản lý dự án điều chỉnh thông điệp trên tất cả các ứng dụng với sự hỗ trợ của trí tuệ nhân tạo tạo sinh. Sử dụng Gemini trong Gmail hoặc Docs để dễ dàng soạn email cập nhật, báo cáo, bản ghi nhớ, v.v. Gemini trong Slides cũng có thể được sử dụng để tạo slide thuyết trình và ghi chú cho người thuyết trình.

CloudAZ – Google Workspace Premier Partner 

Là đối tác cấp cao chính thức của Google tại Việt Nam, CloudAZ tự hào là đơn vị tiên phong trong lĩnh vực cung cấp giải pháp điện toán đám mây toàn diện. Với đội ngũ chuyên gia và kỹ sư giải pháp được chứng nhận bởi Google, CloudAZ cam kết mang đến dịch vụ tư vấn, triển khai và hỗ trợ kỹ thuật chuyên nghiệp, tối ưu hóa hạ tầng công nghệ thông tin cho doanh nghiệp hiệu quả và tiết kiệm chi phí.

Đăng ký dịch vụ Google Workspace cho doanh nghiệp tại CloudAZ, khách hàng sẽ nhận được ưu đãi dịch vụ thiết lập tài khoản ban đầu trị giá lên đến 5.000.000 đồng hỗ trợ triển khai nhanh chóng làm việc với Google Workspace. Bên cạnh đó, khách hàng sẽ nhận ưu đãi lên tới 50% so với việc mua trực tiếp từ Google và chính sách chiết khấu hấp dẫn khi đăng ký số lượng lớn, đảm bảo tối ưu ngân sách doanh nghiệp.

Tìm hiểu và trải nghiệm chi tiết dịch vụ Google Workspace cho doanh nghiệp tại đây

Kết luận

Google Workspace cung cấp một bộ công cụ mạnh mẽ giúp tối ưu hóa quy trình quản lý dự án từ việc quản lý tài liệu, giao tiếp, theo dõi tiến độ đến quản lý thời gian và công việc. Bằng cách tận dụng các mẹo và thủ thuật trong bài viết này, bạn có thể nâng cao hiệu quả làm việc và đảm bảo sự thành công của các dự án.

Tham khảo Bảng giá Google Workspace mới nhất 2024 và TRẢI NGHIỆM DÙNG THỬ MIỄN PHÍ ngay hôm nay!

LIÊN HỆ NGAY