4 updates nâng tầm hiệu suất làm việc nhóm với Google Workspace

Trong môi trường làm việc hiện đại, sự kết nối và cộng tác hiệu quả là yếu tố then chốt quyết định thành công của một tổ chức. Google Workspace không chỉ đơn thuần là một bộ công cụ văn phòng, mà còn là bộ giải pháp toàn diện, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình làm việc, từ đó thúc đẩy năng suất và sự đổi mới. Dưới đây là 4 chiến lược tích hợp mạnh mẽ giúp đội ngũ của bạn đạt được hiệu quả vượt trội, tìm hiểu ngay trong bài viết!

Xây dựng Trung tâm Quản lý Thông tin Tập trung với Google Drive trong Chat

Các dự án phức tạp thường đi kèm với lượng thông tin lớn, phân tán trên nhiều nền tảng, gây khó khăn trong việc theo dõi và ra quyết định. Việc phải chuyển đổi giữa email, ứng dụng chat và kho lưu trữ tài liệu làm giảm năng suất đáng kể.

Việc tích hợp Google Drive vào Google Chat cho phép người dùng chia sẻ tệp, thư mục và thậm chí cả thông báo từ Drive trực tiếp trong các cuộc trò chuyện. Bạn có thể đính kèm tệp từ Drive vào tin nhắn hoặc chia sẻ đường liên kết đến tệp hoặc thư mục.

Tính năng này giúp giảm thiểu thời gian chuyển đổi ứng dụng, đảm bảo mọi thành viên trong nhóm luôn được cập nhật về trạng thái tài liệu, từ đó cải thiện tính minh bạch và tốc độ ra quyết định. Từ đó thúc đẩy nhanh tốc độ hoàn thành dự án.

Smart Chips: Chuyển hóa Google Docs thành công cụ quản lý dự án linh hoạt

Smart Chips là các thành phần tương tác mà bạn có thể chèn vào Google Docs, cung cấp ngữ cảnh bổ sung mà không làm tài liệu của bạn quá phức tạp với các chi tiết đó. Sau đây là một số Smart Chips mà bạn có thể thêm vào Google Docs:

• People: Gắn thẻ thành viên nhóm hoặc danh bạ bằng cách liên kết đến tài khoản Google của họ.
• Files: Kết nối với Google Docs, Sheets hoặc Slides khác để dễ dàng tham khảo.
• Dates: Chèn sự kiện lịch hoặc hạn chót để theo dõi các mốc thời gian quan trọng.
• Places: Liên kết đến các địa điểm, thêm chỉ đường hoặc thông tin bản đồ ngay bên trong tài liệu của bạn.

Smart Chips có tính tương tác cao – chỉ cần di chuột hoặc nhấp chuột để xem chi tiết. Đây là công cụ lý tưởng để giữ các dự án phức tạp được kết nối một cách gọn gàng, có tổ chức và dễ tiếp cận. Chúng giúp bạn tối ưu hóa luồng công việc và tập trung vào nội dung chính mà không bị gián đoạn.

Thúc đẩy sáng tạo và tương tác trực tiếp với tính năng họp mặt trong Google Slides

Việc cộng tác trên Google Slide thường diễn ra theo các bước sau: một người chỉnh sửa, sau đó gửi đi, và chờ đợi phản hồi. Quá trình này có thể kéo dài và thiếu tính tương tác.

Vì vậy, sử dụng tính năng tạo và tham gia cuộc họp trực tiếp trên Google Slide cho phép các thành viên trong nhóm cùng chỉnh sửa và thảo luận trực tiếp trong thời gian thực. Điều này thúc đẩy sự tương tác, rút ngắn chu kỳ phản hồi và giúp hoàn thành các dự án trình bày nhanh hơn so với phương pháp truyền thống.

Gemini trong Google Meet: Tối ưu hóa hiệu suất cuộc họp

Các cuộc họp thường tiêu tốn nhiều thời gian và năng lượng cho việc ghi chép thủ công. Việc này có thể dẫn đến việc bỏ sót thông tin và thiếu sự tập trung.

Gemini là tính năng AI tích hợp sẵn trong Google Meet, tự động hóa việc ghi chép tài liệu cuộc họp. Tính năng này giúp các đội nhóm duy trì sự tập trung bằng cách cung cấp bản ghi chép theo thời gian thực, ghi chú tự động và tóm tắt nội dung do AI tạo ra.

Bằng cách tận dụng các tính năng mới này, doanh nghiệp không chỉ cải thiện quy trình làm việc mà còn xây dựng một văn hóa cộng tác linh hoạt, minh bạch và hiệu quả hơn, từ đó tạo ra lợi thế cạnh tranh bền vững trong môi trường kinh doanh đầy biến động.

Hãy khám phá ngay những tính năng đột phá của Google Workspace để tối ưu hóa quy trình và nâng cao hiệu suất làm việc của đội nhóm bạn từ hôm nay. Liên hệ với CloudAZ để nhận tư vấn giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp!