Lark Docs – Công cụ quản lý và cộng tác nội dung trong hệ sinh thái Lark Suite

Lark Docs đang trở thành một trong những công cụ cốt lõi trong chiến lược quản trị và cộng tác dữ liệu của doanh nghiệp hiện đại. Theo báo cáo năm 2024 của AWV, một doanh nghiệp quy mô trung bình có thể tiết kiệm khoảng 49.600 USD chi phí lương mỗi năm khi áp dụng hệ thống quản lý tài liệu số thay cho phương thức truyền thống.

Xu thế quản trị dữ liệu đang dịch chuyển mạnh mẽ: từ giấy tờ thủ công – tốn kém, khó kiểm soát và thiếu bền vững – sang mô hình quản trị dữ liệu đám mây, nơi thông tin được tập trung, cộng tác theo thời gian thực và bảo mật cao. Trong bối cảnh đó, Lark Docs nổi lên như một giải pháp toàn diện, giúp doanh nghiệp không chỉ lưu trữ tài liệu mà còn biến dữ liệu thành động lực vận hành và ra quyết định.

Lark Docs là gì?

Lark Docs là nền tảng soạn thảo và cộng tác tài liệu thuộc hệ sinh thái Lark Suite, cho phép người dùng trực quan hóa và phát triển ý tưởng nội dung thông qua văn bản, hình ảnh, video, bảng biểu, flowchart, mindmap và nhiều định dạng khác – tất cả trong một văn bản duy nhất.

Thay vì tách rời giữa khâu tạo nội dung, thảo luận và báo cáo, Lark Docs tập trung toàn bộ quy trình vào một không gian làm việc thống nhất. Người dùng có thể khởi tạo ý tưởng, cộng tác nhóm, theo dõi tiến độ và hoàn thiện báo cáo ngay trên cùng một tài liệu, giúp rút ngắn thời gian xử lý và tăng hiệu quả phối hợp.

Những tính năng nổi bật của Lark Docs

Soạn thảo và cộng tác theo thời gian thực

Lark Docs cho phép nhiều người cùng chỉnh sửa một tài liệu đồng thời, với mọi thay đổi được cập nhật ngay lập tức. Cơ chế này tạo ra sự tương tác hai chiều liên tục giữa các thành viên trong nhóm, giúp giảm thiểu việc gửi qua lại nhiều phiên bản tài liệu như cách làm truyền thống.

So với các công cụ soạn thảo offline trước đây, Lark Docs mang lại trải nghiệm cộng tác liền mạch hơn, đảm bảo mọi người luôn làm việc trên một phiên bản dữ liệu duy nhất, hạn chế sai lệch thông tin và tiết kiệm thời gian rà soát.

Bộ công cụ soạn thảo thông minh

Lark Docs được trang bị hệ thống lệnh và phím tắt thông minh, giúp người dùng thao tác nhanh và hiệu quả hơn trong quá trình soạn thảo. Các tác vụ như tạo mục lục tự động (Table of Contents), xây dựng timeline hay định dạng nội dung nâng cao đều có thể thực hiện chỉ với vài thao tác đơn giản.

Nhờ đó, người dùng không cần mất nhiều thời gian cho các công việc mang tính kỹ thuật, mà có thể tập trung vào nội dung và tư duy chiến lược.

Tiện ích bổ sung (Add-ons) mở rộng

Lark Docs cho phép người dùng tích hợp các add-ons nhằm mở rộng tính năng theo nhu cầu sử dụng cụ thể. Doanh nghiệp có thể tự phát triển add-ons riêng hoặc lựa chọn từ thư viện tiện ích có sẵn như batch formatter, timeline, Mermaid, table of contents,…

Những tiện ích này giúp:

• Tăng khả năng thiết kế và trình bày tài liệu
• Đơn giản hóa quy trình chỉnh sửa
• Nâng cao tốc độ và độ linh hoạt khi định dạng nội dung

Xem thêm về các add-ons trong Lark Docs tại đây

Vẽ dashboard, mindmap và flow trực tiếp trong tài liệu

Lark Docs cho phép chèn trực tiếp flowchart, UML diagram, mindmap ngay trong tài liệu. Thay vì phải sử dụng một công cụ khác để vẽ sơ đồ rồi chèn lại vào văn bản, người dùng có thể trực quan hóa ý tưởng ngay trong Lark Docs một cách nhanh chóng và thuận tiện.

Tính năng này đặc biệt hữu ích trong các hoạt động lập kế hoạch, phân tích quy trình, xây dựng chiến lược hay brainstorming nhóm.

Xem thêm cách chèn mindmap trong Lark Docs tại đây

Tích hợp sâu với hệ sinh thái Lark Suite

Lark Docs được tích hợp chặt chẽ với các ứng dụng khác trong Lark Suite, đặc biệt là Lark Messenger và Lark Meetings.

Với Lark Messenger, người dùng có thể gửi và xem tài liệu trực tiếp trong group chat mà không cần chuyển sang cửa sổ hay ứng dụng khác. Điều này giúp luồng trao đổi thông tin và tài liệu luôn liền mạch.

Trong khi đó, Lark Meetings hỗ trợ tính năng Magic Share, cho phép chia sẻ tài liệu ngay trong cuộc họp. Người trình bày có thể thiết lập quyền xem hoặc chỉnh sửa cho từng người tham gia. Mặc định, tài liệu sẽ hiển thị theo tốc độ của người thuyết trình, nhưng mỗi người vẫn có thể cuộn và xem nội dung theo nhịp độ riêng.

Điểm nổi bật là tất cả người tham gia đều có thể chỉnh sửa tài liệu trực tiếp ngay trong cửa sổ họp video, trên cả máy tính và thiết bị di động, mang lại trải nghiệm làm việc linh hoạt và mượt mà.

Bảo mật và phân quyền chi tiết

Lark Docs cung cấp hệ thống phân quyền chi tiết và linh hoạt, cho phép chủ sở hữu tài liệu quản lý quyền truy cập theo người dùng, nhóm hoặc phòng ban. Người quản trị có thể thiết lập quyền xem, chỉnh sửa hoặc quản lý, đồng thời kiểm soát khả năng chia sẻ ra bên ngoài, bình luận, sao chép, tải xuống tài liệu.

Ngoài ra, chủ sở hữu tài liệu cũng có thể chuyển quyền sở hữu cho người khác trong tổ chức khi cần, đảm bảo tính liên tục trong quản trị dữ liệu.

Xem thêm chính sách bảo mật của Lark Docs tại đây

Kết luận

Lark Docs không chỉ là một công cụ soạn thảo tài liệu, mà là nền tảng cộng tác nội dung toàn diện, giúp doanh nghiệp quản trị dữ liệu hiệu quả hơn, giảm chi phí vận hành và nâng cao năng suất làm việc.

Trong bối cảnh dữ liệu trở thành tài sản chiến lược, Lark Docs đóng vai trò quan trọng trong việc giúp doanh nghiệp xây dựng một hệ thống làm việc số hiện đại, linh hoạt và bền vững.

👉 Khám phá thêm giải pháp toàn diện từ  Lark Suite tại đây

Với vai trò là Platinum Partner của Lark Suite, CloudAZ cam kết mang đến cho Quý khách hàng những giải pháp công nghệ phù hợp, sáng tạo và tối ưu nhất cho không gian làm việc số của doanh nghiệp trong tương lai.

• Giải pháp Lark Suite toàn diện, đáp ứng mọi nhu cầu quản trị và vận hành doanh nghiệp.
• Hỗ trợ chuyên sâu, từ triển khai đến tối ưu hóa hiệu quả sử dụng.
• Ưu đãi độc quyền dành cho khách hàng của CloudAZ.

Liên hệ với CloudAZ ngay hôm nay để bắt đầu trải nghiệm toàn bộ tính năng của LarkSuite!