Hướng Dẫn Tạo AI Notes Trong Lark Tự Động Cho Cuộc Họp

Cuộc họp vừa kết thúc muộn và bạn lại phải mất hàng giờ nghe lại file ghi âm dài. Việc tổng hợp nội dung thủ công khiến bạn cảm thấy vô cùng mệt mỏi. Trong quá trình ghi chép, bạn dễ dàng bỏ sót các thông tin quan trọng. Người ghi chép thường bị phân tâm trong suốt buổi thảo luận. Họ không thể tập trung đóng góp ý kiến cho cuộc họp. Giải pháp tạo AI Notes trong Lark sẽ giải quyết triệt để bài toán này. Công cụ giúp tự động hóa toàn bộ quy trình lập biên bản cuộc họp. Năng suất làm việc của bạn và đồng đội sẽ tăng lên rõ rệt. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn bạn từng bước thực hiện chi tiết. Hãy cùng khám phá ngay tính năng tuyệt vời này để tối ưu công việc hằng ngày.

Tính năng AI Notes trong Lark Meetings là gì?

Tính năng tạo AI Notes trong Lark giúp ghi chú cuộc họp bằng AI hoàn toàn tự động. Đây là công cụ thông minh thuộc hệ sinh thái làm việc hợp nhất Lark Suite. Hệ thống ứng dụng công nghệ xử lý ngôn ngữ tự nhiên vô cùng hiện đại. AI sẽ tự động lắng nghe âm thanh trong suốt thời gian diễn ra cuộc họp. Công cụ tự phân tích và tổng hợp nội dung thảo luận theo thời gian thực.

Bạn không còn phải đọc những bản gỡ băng văn bản thô dài dòng và khó hiểu. Thay vào đó, bạn sẽ nhận được tài liệu Lark AI Notes chuẩn chỉnh và tinh gọn. Tài liệu bao gồm bản tóm tắt nội dung chính vô cùng rõ ràng. Hệ thống tự động trích xuất danh sách việc cần làm (action items). Mỗi công việc đều đi kèm người chịu trách nhiệm và hạn hoàn thành cụ thể. Nội dung họp cũng được chia thành các chương thông minh theo từng chủ đề. Toàn bộ dữ liệu được lưu trữ đồng bộ trên Lark Meetings và Lark Minutes. Bạn có thể dễ dàng truy cập và tra cứu lại bất cứ lúc nào cần thiết.

Lợi ích vượt trội khi tạo AI Notes trong Lark cho doanh nghiệp

Việc tạo AI Notes trong Lark mang lại nhiều giá trị thiết thực cho doanh nghiệp. Lợi ích đầu tiên và rõ ràng nhất chính là tiết kiệm thời gian làm việc. Biên bản họp được tự động khởi tạo chỉ sau vài giây khi cuộc họp đóng lại. Nhân sự không còn tốn hàng giờ đồng hồ để tổng hợp ghi chép thủ công. Họ có thể tập trung thời gian vào các công việc chuyên môn quan trọng hơn.

Trí tuệ nhân tạo sẽ tự động lọc bỏ những đoạn trò chuyện xã giao lặt vặt. Hệ thống chỉ tập trung ghi nhận các quyết định kinh doanh cốt lõi. Nhờ đó, độ chính xác và tính khách quan của dữ liệu được nâng cao đáng kể. Khả năng bỏ sót thông tin quan trọng được giảm xuống mức tối đa. Tính năng tự động trích xuất danh sách việc cần làm hoạt động rất hiệu quả. Mọi cam kết trong buổi họp đều nhanh chóng chuyển hóa thành hành động thực tế. Doanh nghiệp sẽ tránh được tình trạng họp xong rồi bỏ đấy vốn rất phổ biến.

Điều kiện để tạo AI Notes trong Lark thành công

Bạn cần đảm bảo một số điều kiện để tạo AI Notes trong Lark thuận lợi. Trước hết, tài khoản của bạn phải được Quản trị viên (Admin) cấp quyền sử dụng. Chính sách bảo mật nội bộ của tổ chức không được chặn các công cụ AI. Bên cạnh đó, doanh nghiệp hoặc tài khoản cá nhân cần đủ dung lượng AI Quotas. Nếu hết dung lượng, tính năng tóm tắt cuộc họp tự động sẽ tạm dừng hoạt động.

Cài đặt chung của cuộc họp phải cho phép kích hoạt tính năng AI Companion. Người tổ chức cuộc họp (Host) có thể cài đặt khóa quyền bật AI của thành viên. Nếu không tìm thấy nút kích hoạt, bạn hãy liên hệ trực tiếp với Host. Host sẽ hỗ trợ kiểm tra và mở lại phân quyền cho bạn ngay trong cuộc họp.

Hướng dẫn các bước tạo AI Notes trong Lark

Để bật tính năng AI trong Lark Meetings, bạn chỉ cần thao tác rất đơn giản. Khi cuộc họp đang diễn ra, bạn nhìn xuống thanh công cụ ở phía dưới màn hình. Bạn nhấp vào biểu tượng AI summary để kích hoạt trợ lý AI thông minh. Hệ thống sẽ ngay lập tức lắng nghe và phân tích âm thanh cuộc họp. Bảng tóm tắt theo thời gian thực sẽ xuất hiện ở góc bên phải màn hình. Bạn có thể vừa họp vừa theo dõi các ý chính được tổng hợp liên tục.

Nếu muốn thu gọn bảng điều khiển, bạn bấm vào nút dấu X ở góc trên. Thao tác đóng cửa sổ này hoàn toàn không làm dừng quá trình tóm tắt của AI. Sau khi kết thúc họp, hệ thống tự động xuất file tài liệu tóm tắt hoàn chỉnh. Nếu muốn tắt tóm tắt giữa chừng, bạn nhấp lại vào nút AI summary. Sau đó, bạn chọn nút Turn Off trên màn hình để xác nhận tắt tính năng.

Cách xem và chỉnh sửa AI Notes sau cuộc họp

Sau khi cuộc họp đóng lại, bạn có nhiều cách linh hoạt để xem ghi chú. Lark Bot sẽ tự động gửi tin nhắn chứa link tài liệu cho tất cả người tham gia. Tin nhắn được gửi trực tiếp vào nhóm chat họp hoặc khung chat cá nhân. Bạn chỉ cần nhấp vào link để mở tài liệu Lark Docs tóm tắt chi tiết.

Ngoài ra, bạn cũng có thể xem lại ghi chú trong ứng dụng Lark Minutes. Bạn mở mục Meetings trên ứng dụng Lark rồi chuyển sang thẻ Minutes. Bạn bấm vào cuộc họp tương ứng và chọn tab AI Notes ở bên phải. Màn hình sẽ hiển thị cấu trúc tóm tắt vô cùng khoa học và rõ ràng. Các thành viên có quyền Chỉnh sửa có thể nhấp vào nút Edit dễ dàng. Bạn có thể bổ sung hoặc điều chỉnh nội dung sao cho chuẩn xác nhất với thực tế.

Bảo mật thông tin khi tạo AI Notes trong Lark

Việc tạo AI Notes trong Lark có cơ chế phân quyền bảo mật rất chặt chẽ. Doanh nghiệp hoàn toàn không cần lo lắng về nguy cơ rò rỉ dữ liệu nội bộ. Host cuộc họp có toàn quyền kiểm soát việc bật hoặc tắt trợ lý AI. Host có thể cài đặt chế độ chỉ Host mới được phép kích hoạt AI.

Đối với các cuộc họp chứa thông tin nhạy cảm, Host có thể chọn cài đặt nâng cao. Nội dung ghi chú sẽ chỉ lưu trong file Lark Minutes ở chế độ riêng tư. Hệ thống sẽ không tự động gửi tài liệu công khai cho tất cả mọi người. Sau buổi họp, Host sẽ kiểm duyệt kỹ lưỡng và chủ động cấp quyền xem. Điều này giúp bảo vệ tối đa các thông tin bí mật và dữ liệu của doanh nghiệp.

Đọc thêm bài viết tại đây: https://cloudaz.io/top-7-phan-mem-crm-nha-hang-tot-nhat-giup-tang-doanh-thu/

Kết luận

Việc tạo AI Notes trong Lark giúp hiện đại hóa quy trình họp hành của doanh nghiệp. Tính năng thông minh này giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao độ chính xác dữ liệu. Mọi thảo luận đều nhanh chóng chuyển hóa thành các hành động thực tế rõ ràng. Công cụ này giúp tối ưu hóa hiệu suất làm việc nhóm một cách toàn diện. Hãy trải nghiệm Lark AI Notes ngay hôm nay để quản lý cuộc họp hiệu quả hơn.