Làm Việc Tại Nhà Vừa Năng Suất Vừa Vui Với GOOGLE WORKSPACE

Mất kết nối với mọi người, lịch sinh hoạt đảo lộn, gặp khó khăn khi trao đổi công việc từ xa…, đều là những vấn đề thường gặp với bất kỳ ai khi phải làm việc tại nhà. Nhưng mọi lo lắng đều sẽ biến mất nếu bạn biết cách tận dụng tối đa 100% tiềm năng của bộ công cụ Google Workspace.

 

Google Workspace là phiên bản hoàn thiện và sáng tạo hơn của G Suite – bộ công cụ văn phòng vốn đã quá quen thuộc, bao gồm những ứng dụng phổ biến như Gmail, Google Drive, Google Docs… Google Workspace bao gồm nhiều tính năng mới hỗ trợ mọi phương diện trong công việc của người dùng, đồng thời cũng được nâng cấp tính bảo mật lên mức tối đa.

Dự báo, sau khi đại dịch COVID-19 kết thúc, làm việc tại nhà vẫn sẽ là xu hướng. Vì vậy việc tìm kiếm các giải pháp đảm bảo hiệu quả công việc khi làm tại nhà luôn là ưu tiên hàng đầu của các doanh nghiệp và chính bản thân người đi làm. Vậy hãy cùng tìm hiểu xem Google Workspace có thể hỗ trợ những người phải làm việc từ xa như thế nào.

Giải quyết vấn đề giao tiếp từ xa và giữ kết nối giữa các thành viên trong team

Một trong những khó khăn lớn nhất khi làm việc tại nhà đó là việc giao tiếp và giữ kết nối với đồng nghiệp. Làm sao để thông báo đến tất cả mọi người trong team khi mỗi người ở một nơi? Làm sao để trình bày được một bản kế hoạch khi mọi người không ngồi cùng nhau? Làm sao có thể ngay lập tức thảo luận với cả team khi mọi người đang ở cách xa nhau?

Các nhóm chat trong các ứng dụng nhắn tin không phải lúc nào cũng là lựa chọn khả dĩ, vì đấy là nơi mọi người thường chuyện phiếm nên không thích hợp để bàn luận công việc. Ngoài ra các ứng dụng nhắn tin đơn thuần cũng không có các tính năng hỗ trợ người dùng làm việc.

Google Workspace cung cấp rất nhiều tính năng giúp người dùng giao tiếp với đồng nghiệp và đáp ứng các nhu cầu của công việc.

 

 

Tạo danh sách email

Một danh sách gồm email của các thành viên trong team sẽ giúp việc gửi mail, chia sẻ file, đặt lịch hẹn trở nên nhanh chóng và dễ dàng hơn, vì giờ đây chỉ cần một lần click, bạn có thể gửi mail đến cho tất cả mọi người.

Tạo shared folder

Shared folder là folder dùng chung cho tất cả mọi người trong team. Mọi thành viên trong team đều có quyền truy cập tài liệu lưu trong shared folder này. Tính năng này sẽ giúp việc lưu trữ và truy cập tài liệu trở nên dễ dàng hơn.

Tổ chức cuộc họp trên Google Meet

Giải pháp hoàn hảo cho mọi cuộc họp hành trao đổi. Tạo cuộc họp trên Google Meet cũng chỉ tốn vài lần click chuột. Nếu muốn mời ai đó tham dự cuộc họp, bạn chỉ cần gửi link là người đó có thể tham gia ngay lập tức.

Chia sẻ màn hình

Khi họp, mọi người thường có nhu cầu trình bày tài liệu hoặc màn hình máy tính của mình để dễ giải thích ý kiến. Google Meet cho phép người tham gia chia sẻ màn hình máy tính của mình. Người dùng có thể lựa chọn chia sẻ toàn bộ máy tính, hoặc chỉ chia sẻ một tab để bảo vệ sự riêng tư.

Quản lý công việc và lịch trình

 

Làm việc tại nhà thường khiến mọi nguwoif bị mất cảm giác về thời gian, nên công việc thường kéo dài không cần thiết, ảnh hướng đến thời gian sinh hoạt cá nhân. May mắn là Google Workspace được trang bị nhiều tính năng giúp mọi người kiểm soát thời gian nhằm đảm bảo chất lượng cuộc sống.

Cài đặt giờ làm việc

Một trong những điều đáng sợ nhất khi làm việc tại nhà là ranh giới giữa thời gian cho công việc và thời gian cho cuộc sống riêng gần như không còn. Bất cứ lúc nào cũng có thể có ai đó liên hệ với ban vì công việc, và bạn cảm thấy như mình đang phải làm việc cả ngày, từ sáng đến đêm.

Google Workspace cho phép bạn cài đặt thời gian làm việc trên Google Calendar, như vậy tất cả mọi người đều có thể biết đâu là lúc phù hợp để liên hệ với bạn. Thậm chí nếu như có ai cố gắng xếp lịch họp hoặc muốn chat với bạn ngoài giờ làm việc, họ sẽ nhận được thông báo nhắc nhở đấy không phải là thời gian bạn làm việc và gợi ý nên chọn khung giờ khác.

Hợp tác hiệu quả

Làm việc trên Google Docs, Google Sheets, Google Slides là cách thuận tiện nhất giúp tất cả mọi người trong team có thể truy cập tài liệu, cùng chỉnh sửa và đưa ra nhận xét. Ngoài ra, bạn có thể giao việc và nhận xét riêng cho từng thành viên ngay trên tài liệu đó.