Lark Approval – Bước tiến tất yếu trong quản lý quy trình phê duyệt

Lark Approval ra đời như một lời giải cho bài toán quen thuộc của nhiều doanh nghiệp: làm thế nào để xây dựng một quy trình phê duyệt nhanh gọn, dễ hiểu và đủ linh hoạt để toàn bộ nhân sự có thể nắm rõ và tuân thủ. Trong môi trường làm việc hiện đại, nơi tốc độ và tính minh bạch quyết định hiệu suất, việc phê duyệt không còn đơn thuần là “đồng ý hay từ chối”, mà đã trở thành một mắt xích quan trọng trong vận hành và quản trị.

Từ nghỉ phép, công tác, thanh toán chi phí cho đến ký duyệt hợp đồng, mọi quy trình nếu thiếu cấu trúc rõ ràng đều dễ dẫn đến chậm trễ, sai sót và quá tải cho cấp quản lý. Lark Approval giúp doanh nghiệp chuẩn hóa những quy trình đó trên một nền tảng duy nhất, nơi mọi nhân sự đều hiểu mình cần làm gì, gửi cho ai và theo dõi trạng thái ra sao.

“In my 8 years of operations experience, this is one of the biggest leaps in operational process improvement that I have seen. Using Lark, approval processing time reduced from up to a week to just hours.” – George Purba, General Manager Tanamera Coffee Indonesia

Thực tế triển khai cho thấy Lark Approval không chỉ mang lại giá trị vận hành rõ rệt mà còn dễ tiếp cận hơn so với nhiều công cụ phê duyệt khác trên thị trường. Giao diện trực quan, khả năng tích hợp sâu trong hệ sinh thái LarkSuite và mức độ cá nhân hóa cao cho phép doanh nghiệp tự thiết kế các luồng phê duyệt lớn nhỏ theo đúng nhu cầu nội bộ cũng như khi làm việc với khách hàng, đối tác.

Lark Approval là gì?

Lark Approval là nền tảng phê duyệt all-in-one, cho phép doanh nghiệp dễ dàng xử lý các yêu cầu như nghỉ phép, công tác, hoàn ứng, mua sắm, hay bất kỳ quy trình phê duyệt nào khác phát sinh trong tổ chức.

Thay vì phụ thuộc vào giấy tờ hoặc các quy trình rời rạc, Lark Approval giúp doanh nghiệp chuyển toàn bộ hoạt động phê duyệt sang hình thức online, đơn giản và dễ tiếp cận. Từ khâu tạo biểu mẫu, thiết kế luồng phê duyệt, gửi – nhận thông báo cho đến ra quyết định cuối cùng, tất cả đều được thực hiện trên một nền tảng duy nhất. Điều này giúp tăng tốc độ xử lý, cải thiện tính tổ chức và giảm thiểu sai sót trong quá trình vận hành.

Điểm nổi bật của Lark Approval nằm ở khả năng thiết kế luồng phê duyệt linh hoạt bằng trình kéo – thả no-code. Người quản lý có thể dễ dàng xây dựng hoặc tinh chỉnh quy trình sao cho phù hợp nhất với cấu trúc và nhu cầu thực tế của doanh nghiệp, mà không cần kiến thức kỹ thuật phức tạp.

Các tính năng nổi bật của Lark Approval

Thiết kế quy trình phê duyệt linh hoạt theo nhu cầu doanh nghiệp

Lark Approval cho phép doanh nghiệp toàn quyền tùy chỉnh biểu mẫu và quy trình phê duyệt để đáp ứng những yêu cầu riêng biệt của từng đội nhóm.

Hệ thống hỗ trợ tạo các luồng phê duyệt nhiều bước với điều kiện logic rõ ràng, cho phép thiết lập thời hạn xử lý, nhắc nhở tự động và cơ chế escalations khi bị chậm trễ. Người phê duyệt có thể được phân công theo vai trò, phòng ban hoặc tiêu chí tùy chỉnh, đảm bảo đúng người – đúng việc – đúng thời điểm.

Phê duyệt dễ dàng trên cả máy tính và thiết bị di động

Lark Approval được thiết kế tối ưu cho cả desktop và mobile, giúp người dùng xử lý công việc mọi lúc, mọi nơi.

Người phê duyệt có thể đồng ý hoặc từ chối trực tiếp trên điện thoại, nhận thông báo real-time cho các yêu cầu mới hoặc khẩn cấp, và tiếp tục xử lý phê duyệt ngay cả khi không ngồi tại bàn làm việc. Điều này đặc biệt hữu ích với các cấp quản lý thường xuyên di chuyển.

Tích hợp sâu trong hệ sinh thái LarkSuite

Lark Approval được tích hợp chặt chẽ với các ứng dụng khác trong LarkSuite như Messenger, Base và nhiều công cụ cộng tác khác.

Trong quá trình phê duyệt, người dùng có thể khởi tạo group chat để trao đổi nhanh, đồng thời dữ liệu phê duyệt có thể tự động đồng bộ sang các hệ thống liên quan. Nhờ đó, mọi thông tin, ngữ cảnh và quyết định đều được tập trung tại một nơi, giảm thiểu việc chuyển đổi ứng dụng và hạn chế sai sót.

Các vai trò trong quy trình phê duyệt của Lark Approval

Trong Lark Approval, quy trình phê duyệt được vận hành rõ ràng thông qua ba vai trò chính:

• Administrator: Quản trị viên chịu trách nhiệm thiết kế và quản lý các biểu mẫu, luồng phê duyệt và quy tắc thông qua bảng điều khiển quản trị.
• Requester: Là bất kỳ thành viên nào trong tổ chức tạo và gửi yêu cầu phê duyệt, kèm theo đầy đủ thông tin và tài liệu cần thiết.
• Approver: Người xem xét, phê duyệt hoặc từ chối các yêu cầu. Thông thường đây là các vị trí quản lý, nhân sự tài chính hoặc HR, tùy theo từng loại quy trình.

Hướng dẫn tạo, đề xuất và xử lý quy trình phê duyệt với Lark Approval

Quy trình phê duyệt trong Lark Approval được chia thành ba bước chính:

• Tạo quy tắc phê duyệt: Doanh nghiệp tùy chỉnh biểu mẫu, quy trình và các quy tắc để phù hợp với cấu trúc tổ chức và nhu cầu vận hành.

Xem thêm hướng dẫn set up approval tại đây.

• Gửi yêu cầu: Nhân sự trong tổ chức có thể gửi yêu cầu phê duyệt bất cứ khi nào cần, điền đầy đủ thông tin và đính kèm tài liệu liên quan.

Xem thêm hướng dẫn submit request tại đây.

• Xử lý phê duyệt: Yêu cầu sẽ lần lượt đi qua từng người phê duyệt được chỉ định. Chỉ khi tất cả các bước đều được thông qua, yêu cầu mới được chấp nhận.

Xem thêm hướng dẫn xử lý request tại đây.

Giá trị thực tiễn và các tình huống ứng dụng tiêu biểu

Lark Approval mang lại giá trị rõ rệt cho cả doanh nghiệp và người dùng nhờ khả năng chuẩn hóa, tăng tốc và minh bạch hóa quy trình phê duyệt.

Trong thực tế, Lark Approval được ứng dụng hiệu quả trong nhiều kịch bản như phê duyệt hóa đơn và hoàn ứng, giúp bộ phận tài chính tự động hóa việc theo dõi chi phí; phê duyệt mua sắm và procurement, kết nối liền mạch giữa sourcing, tài chính và vận hành; hay phê duyệt nội dung marketing, đảm bảo chiến dịch đúng tiến độ và tuân thủ định hướng thương hiệu. Bên cạnh đó, các quy trình HR như nghỉ phép và công tác cũng trở nên đơn giản, rõ ràng và nhất quán hơn.

Kết luận

Lark Approval không chỉ là một công cụ phê duyệt, mà là nền tảng giúp doanh nghiệp xây dựng một hệ thống vận hành linh hoạt, minh bạch và hiệu quả hơn trong kỷ nguyên làm việc số.

Lark Approval – Phê duyệt nhanh hơn, vận hành mượt mà hơn, cả tổ chức cùng tiến về phía trước.

👉 Khám phá thêm giải pháp toàn diện từ  Lark Suite tại đây

Với vai trò là Platinum Partner của Lark Suite, CloudAZ cam kết mang đến cho Quý khách hàng những giải pháp công nghệ phù hợp, sáng tạo và tối ưu nhất cho không gian làm việc số của doanh nghiệp trong tương lai.

• Giải pháp Lark Suite toàn diện, đáp ứng mọi nhu cầu quản trị và vận hành doanh nghiệp.
• Hỗ trợ chuyên sâu, từ triển khai đến tối ưu hóa hiệu quả sử dụng.
• Ưu đãi độc quyền dành cho khách hàng của CloudAZ.

Liên hệ với CloudAZ ngay hôm nay để bắt đầu trải nghiệm toàn bộ tính năng của LarkSuite!