Google Cloud Platform
Google Workspace
Google Map API
DigitalOcean
LarkSuiteBạn có biết rằng thất bại trong việc tích hợp đúng cách các công cụ quản lý dự án vào chiến lược làm việc cho thấy tỷ lệ thất bại dự án hoàn toàn của họ tăng lên đến hơn 60% không? Đó là lý do tại sao các nhà quản lý dự án cần có các công cụ và nguồn lực phù hợp để giúp họ thành công. Chìa khóa để quản lý dự án tốt là doanh nghiệp biết tận dụng tiềm năng của các công cụ hỗ trợ quản lý.
Hiện tại, chỉ có chưa đến 1/4 tổ chức sử dụng bất kỳ loại phần mềm quản lý dự án nào, nhưng các tổ chức báo cáo rằng có đến 11,4% tổng số nguồn lực bị lãng phí do các quy trình quản lý dự án kém hiệu quả. Lark nhận ra khoảng trống này và đưa quản lý dự án hiệu quả lên một tầm cao mới với Lark Base.
Hãy cùng CloudAZ tìm hiểu một số tính năng chính của Lark Base và cách ứng dụng này có thể giúp bạn chuyển đổi quy trình làm việc!
Lark Base là gì?
Lark Base là một cơ sở dữ liệu dựa trên bảng tính sáng tạo, giúp tổ chức nội dung có cấu trúc và hiển thị nguồn thông tin chính xác, duy nhất ở nhiều dạng xem khác nhau. Base tăng cường tính linh hoạt và hiệu quả cho quản lý dự án, đơn giản hóa việc tạo danh sách việc cần làm, thu thập thông tin rõ ràng và có mục tiêu, từ đó nâng cao hiệu quả làm việc của đội nhóm. Với khả năng ứng dụng đa dạng, Base có thể được sử dụng để quản lý nhiệm vụ, CRM, tuyển dụng, tạo nội dung và hơn thế nữa. Với ứng dụng Lark Base tích hợp trực tiếp trong Lark, người dùng có thể dễ dàng theo dõi các dự án của mình ngay trong phần tài liệu hoặc bảng tính.
>> Đọc thêm: LarkSuite là gì? Hướng dẫn đăng ký sử dụng dịch vụ LarkSuite chính hãng
Giao diện của Lark Base
| Bảng | Tất cả dữ liệu được tổ chức thành các bảng, với mỗi bảng bao gồm một chủ đề, chủ đề hoặc lĩnh vực cụ thể. |
| Chế độ xem | Dữ liệu trong một bảng có thể được trực quan hóa theo nhiều cách khác nhau, để hiển thị tổng quan hoặc đi sâu vào một khía cạnh cụ thể. |
| Trường | Trường là các cột trong bảng, nắm bắt chi tiết của một hồ sơ và xác định loại dữ liệu có thể được thêm vào. |
| Hồ sơ | Mỗi hàng là một hồ sơ, đó là các mục cá nhân mà bạn muốn theo dõi. |
Các chế độ xem khác nhau
Bên cạnh các hệ thống quản lý linh hoạt và hiệu quả, Lark Base còn cung cấp các dạng xem khác nhau để phù hợp với nhu cầu cụ thể của người dùng. Bạn có thể tạo nhiều loại dạng xem cho một bảng để hiển thị một nguồn dữ liệu theo những cách khác nhau. Mỗi bảng có thể được hiển thị ở 4 loại dạng xem: Dạng xem lưới, Dạng xem Kanban, Dạng xem Gantt và Dạng xem thư viện.
Dạng xem lưới cho phép bạn thêm, chỉnh sửa, xóa và quản lý các trường và bản ghi.
Dạng xem lưới, dạng gần giống nhất với bảng tính truyền thống, sẽ cung cấp một cái nhìn tổng thể về toàn bộ dự án. Dạng xem này thường được sử dụng để tạo hoặc điều chỉnh cấu trúc bảng vì nó cho phép người dùng nhanh chóng thêm và di chuyển các trường cũng như nhập dữ liệu dễ dàng. Đồng thời, dạng lưới cho phép bạn chia nhỏ các nhiệm vụ thành các hàng và cột, gắn thẻ các phòng ban và thành viên nhóm, dán hình ảnh và liên kết đến các tài liệu khác trong Lark. Với thiết lập dễ đọc và truyền thống, các nhóm có thể diễn giải các nhiệm vụ một cách hiệu quả và cập nhật thông tin thường xuyên.
Dạng xem Kanban hiển thị mọi bản ghi dưới dạng thẻ và nhóm chúng theo các điều kiện trên nhiều dòng
Dạng xem Kanban sẽ cung cấp các lợi ích tương tự như dạng xem Lưới, nhưng với dạng xem này, người dùng có thể được sử dụng để nhóm và sắp xếp các bản ghi dữ liệu dựa trên tiêu chí nhóm. Trong dạng xem Kanban, dữ liệu cùng loại được liệt kê trong cùng một cột. Bạn có thể kéo thẻ Kanban để cập nhật dữ liệu lên phiên bản mới nhất và các thay đổi ở bất kỳ dạng xem nào cũng sẽ được đồng bộ hóa với tất cả các dạng xem khác trong cùng một bảng dữ liệu theo thời gian thực. Dạng xem Kanban rất hữu ích cho việc quản lý cá nhân các thành viên, ứng viên và nhiệm vụ.
Dạng xem Gantt cho phép bạn kiểm tra tiến độ dự án và kéo các dòng thời gian để chỉnh sửa ngày bắt đầu và ngày kết thúc
Dạng xem Gantt hiển thị tiến độ của mọi nhiệm vụ bằng thanh thời gian và hữu ích cho việc quản lý dự án. Người dùng có thể kéo và di chuyển thanh thời gian để sửa đổi các khoảng thời gian và nhấp vào biểu tượng cấu hình dạng xem Gantt để tùy chỉnh thêm màu thanh thời gian và các thông tin khác. Sử dụng dạng xem Gantt, người dùng có thể hiểu các nhiệm vụ của mình theo thời hạn và ưu tiên công việc tốt hơn.
Dạng xem Gallery giúp tạo một thư viện cho hình ảnh, PDF và các tài liệu khác
Bạn có biết rằng 90% thông tin được não bộ xử lý là thông tin trực quan không? Lark Base nhận ra rằng mọi người tiếp nhận thông tin khác nhau. Dạng xem thư viện trực quan hóa các bản ghi có chứa hình ảnh, video hoặc các tệp đính kèm khác trong bảng để quản lý nội dung trực quan hơn.
Lợi ích khi sử dụng Lark Base quản lý dự án
Tổng hợp thông tin
Đa dạng loại trường dữ liệu: Sử dụng trường chọn một (Single option) để đánh dấu mức độ ưu tiên công việc. Sử dụng trường người phụ trách (Person field) để gắn thành viên và thông báo chỉ với 1 click.
Nhóm & Bộ lọc: Hiển thị nội dung theo cấu trúc rõ ràng tuỳ theo nhu cầu. Dùng bộ lọc (Filter) để nhanh chóng tìm kiếm nội dung quan trọng.
Quản lý nhiều khía cạnh của dự án
Nhiều bảng dữ liệu (Multiple tables): Phân tách dự án theo thành viên, công việc hoặc các yếu tố khác để dễ quản lý. Đa dạng chế độ xem (Multiple views): Xem tiến độ tổng quan bằng chế độ Kanban hoặc kiểm tra lịch trình dự án nhanh chóng qua Gantt view.
Kiểm tra thông tin liên quan
Liên kết 2 chiều (Two-way link): Dữ liệu từ các bảng khác nhau có thể liên kết với nhau, mọi cập nhật đều được đồng bộ song song ở cả hai bên.
Theo dõi tiến độ dự án
Gửi form cập nhật chỉ với 1 click, ứng dụng di động giúp cập nhật tiến độ công việc mọi lúc mọi nơi. Nhắc nhở tự động giúp thành viên nắm bắt và cập nhật công việc kịp thời.
Sự khác biệt giữa Lark Base và Google Sheet
Một số khác biệt chính giữa Base và Sheets:
- Base thích hợp để xây dựng cơ sở dữ liệu cho quản lý dự án và quản lý đơn hàng trong khi Sheets thích hợp hơn để xử lý và phân tích lượng lớn dữ liệu số.
- Base có tích hợp tự động hóa, có thể được sử dụng để tự động hóa quy trình làm việc hàng ngày của bạn. Ví dụ, nếu bạn cần nhà hàng của mình được kiểm tra hàng ngày, bạn có thể tạo một quy trình làm việc tự động để cảnh báo bạn khi không thực hiện được việc kiểm tra.
| Tính năng | Base | Sheets |
| Tự động hóa | Quy trình làm việc tự động | Không được hỗ trợ. |
| Quyền cao cấp/bảo vệ dữ liệu | Quyền cao cấp dành cho kiểm soát quyền mức độ tinh tế. | Bảo vệ Sheets và đặt phạm vi bảo vệ |
| Bảng điều khiển | Bảng điều khiển với nhiều loại biểu đồ và đồ thị | Không được hỗ trợ. |
| Chế độ xem | Nhiều chế độ xem: Kanban, gallery, biểu mẫu, và thêm. | Không thể tạo chế độ xem khác nhau. |
| Bảng Pivot | Không được hỗ trợ. | Bảng Pivot để tổng kết và phân tích. |
| Đồng bộ hóa dữ liệu |
|
Không hỗ trợ việc đồng bộ giữa các sản phẩm khác nhau. |
| Công thức | 100+ chức năng | 500+ chức năng |
| Tập tin đính kèm | Trường tập tin đính kèm | Chèn tập tin đính kèm |
| Định dạng |
|
|
Kết luận
Quản lý dự án có thể nói là xương sống của bất kỳ sản phẩm hoặc sự đổi mới mới nào. Nó đòi hỏi sự chi tiết, tổ chức và quan trọng là các công cụ hiệu quả. Lark Base hiện tại đang vượt xa những gì các công cụ quản lý dự án thông thường cung cấp, giúp người dùng tận dụng một loạt các tính năng cho phép họ dễ dàng theo dõi tiến độ, cộng tác với các thành viên trong nhóm và khám phá những phát hiện thông qua dữ liệu của tổ chức.
Với vai trò là Platinum Partner của LarkSuite, CloudAZ đã khẳng định vai trò tiên phong trong việc cung cấp các giải pháp đám mây hiệu quả và mở ra những cơ hội mới trong việc tối ưu hóa quy trình làm việc và thúc đẩy chuyển đổi số. LarkSuite là một nền tảng hợp nhất mạnh mẽ giúp tối ưu hóa hiệu suất và gia tăng tính liền mạch trong việc cung cấp dịch vụ không gian làm việc số thế hệ mới. Bộ công cụ văn phòng LarkSuite tích hợp đầy đủ các tính năng như nhắn tin, họp video, lưu trữ đám mây, lịch biểu thông minh và công cụ quản lý công việc đội nhóm trong một giao diện trực quan, dễ sử dụng.
CloudAZ cam kết mang đến cho Quý khách hàng những giải pháp công nghệ phù hợp, sáng tạo và tối ưu nhất cho không gian làm việc số của doanh nghiệp trong tương lai.
- Giải pháp Lark Suite toàn diện, đáp ứng mọi nhu cầu quản trị và vận hành doanh nghiệp.
- Hỗ trợ chuyên sâu, từ triển khai đến tối ưu hóa hiệu quả sử dụng.
- Ưu đãi độc quyền dành cho khách hàng của CloudAZ
Liên hệ với CloudAZ ngay hôm nay để bắt đầu trải nghiệm toàn bộ tính năng của LarkSuite!
