Lark Base và Google Sheets: Nên chọn công cụ nào để quản lý dữ liệu hiệu quả?

Trong thời đại số hóa, việc khai thác và quản lý dữ liệu một cách thông minh là yếu tố sống còn của bất kỳ doanh nghiệp hoặc tổ chức nào. Hiện nay, những hệ sinh thái công nghệ hàng đầu, phổ biến như Google hay Lark cũng mang đến giải pháp giúp người dùng khai thác tiềm năng của dữ liệu doanh nghiệp trong môi trường làm việc hiện đại.

Google Workspace là bộ công cụ văn phòng trực tuyến của Google, bao gồm các ứng dụng quen thuộc như Gmail, Google Calendar, Google Docs và đặc biệt là Google Sheets – một công cụ bảng tính mạnh mẽ cho phép xử lý và phân tích dữ liệu số một cách chuyên sâu.

Lark là một nền tảng văn phòng số cộng tác “all-in-one”, tích hợp nhắn tin, gọi video, tài liệu, lịch và các công cụ năng suất nâng cao. Trong đó, Lark Base là công cụ được thiết kế chuyên biệt để quản lý cơ sở dữ liệu, theo dõi dự án và trực quan hóa thông tin theo cách linh hoạt và có cấu trúc hơn.

Hãy cùng CloudAZ khám phá những điểm giống và khác nhau chung giữa hai ứng dụng Lark Base và Google Sheets để có cái nhìn tổng quan nhất về giải pháp quản lý dữ liệu doanh nghiệp hiện đại.

Tổng quan

Ở các khía cạnh khác nhau, cả Sheets và Base đều có chung một mục tiêu là quản lý dữ liệu của người dùng và điểm khác nhau giữa chúng chính là cách mỗi ứng dụng trình bày và xử lý dữ liệu.

Google Sheets giống như tập hợp bảng tính mà người dùng có thể đã quen thuộc, cho phép họ xử lý dữ liệu khối lượng lớn, sử dụng công thức, tính toán và định dạng có điều kiện. Trong khi đó, Lark Base giống như một nền tảng cơ sở dữ liệu. Đây là một công cụ quản lý dự án và xây dựng hệ thống, cho phép bạn quản lý và trình bày dữ liệu một cách trực quan và hiệu quả. Base cũng có thể được chèn vào một tài liệu hoặc bảng tính Lark hiện có, nhưng với các chức năng bị giới hạn. Để tận dụng hết sức mạnh của Base, bạn nên sử dụng nó một cách độc lập.

Điểm chung giữa Lark Base và Google Sheets

Cả Lark Base và Google Sheet đều có thư viện template phong phú giúp các nhóm người dùng và cá nhân thực hiện được nhiều chức năng cơ bản. Dưới đây là một số chức năng cơ bản mà người dùng mới có thể sử dụng trên cả hai ứng dụng Google Sheets và Lark Base.

Sự khác biệt giữa Lark Base và Google Sheets

Cả Lark Base và Google Sheets đều là công cụ mạnh mẽ giúp người dùng đạt được các mục tiêu liên quan đến dữ liệu, nhưng Lark Base cung cấp cái nhìn tổng thể và trực quan hơn về toàn bộ quá trình. Sự khác biệt chính giữa Sheets và Base nằm ở cách mỗi công cụ quản lý dữ liệu.

Lark Base và Google Sheets: Đâu là lựa chọn tối ưu cho người dùng?

Được thiết kế để quản lý thông tin, quản lý doanh nghiệp và trực quan hóa dữ liệu, Base là một công cụ năng suất đa năng giúp người dùng tận dụng tối đa dữ liệu của mình. Giao diện tổng thể và cấu trúc của Base giống với Sheets, nhưng Base có thể được sử dụng cho nhiều mục đích hơn. Base phù hợp cho việc xây dựng cơ sở dữ liệu dùng trong quản lý dự án và quản lý đơn hàng, trong khi Sheets phù hợp hơn với việc xử lý và phân tích lượng lớn dữ liệu số. Base tích hợp sẵn tính năng tự động hóa (automation), cho phép bạn tự động hóa các quy trình làm việc hàng ngày.

Ví dụ: Nếu bạn cần kiểm tra nhà hàng mỗi ngày, bạn có thể thiết lập một automation để cảnh báo khi việc kiểm tra không được thực hiện.

Để có thể lựa chọn giữa Lark Base và Google Sheets cho công việc của mình, người dùng cần xem xét các yêu cầu mà công việc của mình cần và tùy chọn sở thích riêng.

Quản lý sản phẩm

Nếu bạn là người chịu trách nhiệm quản lý sản phẩm và muốn nghiên cứu người dùng và trực quan hóa dữ liệu thu thập được, Base là lựa chọn tốt hơn trong trường hợp này.

Chế độ Form View của Base có thể được dùng để thu thập phản hồi người dùng, dữ liệu phản hồi sau đó sẽ được tổ chức thành các hàng và cột ở chế độ lưới. Và cuối cùng, bạn có thể chuyển dữ liệu thành biểu đồ và đồ thị trực quan thông qua Dashboard.

Người quản lý tài chính

Nếu bạn thực hiện việc quản lý tài chính của một doanh nghiệp nhỏ và cần lập ngân sách cho một sự kiện sắp tới. Đây là một nhiệm vụ yêu cầu xử lý số liệu lớn, vì vậy bạn sẽ cần sử dụng nhiều công thức để tính chi phí dựa trên các biến khác nhau. Chính vì thế, Google Sheets là công cụ được khuyến khích sử dụng trong trường hợp này.

Nhân viên kinh doanh

Nếu bạn là nhân viên kinh doanh và muốn theo dõi trạng thái của các khách hàng tiềm năng, cả Base và Sheets đều có thể đáp ứng tốt.

Sheets: Bạn có thể sử dụng các mẫu có sẵn để tạo bảng tính đơn giản nhằm theo dõi trạng thái khách hàng.

Base: Mỗi khách hàng có một hàng riêng biệt, với một cột hiển thị trạng thái của khách hàng trong quy trình bán hàng, giúp bạn dễ dàng nắm bắt nhu cầu khách hàng. Ngoài ra, bạn có thể thiết lập Automations để gửi thông báo cho các thành viên khác khi trạng thái khách hàng thay đổi.

Kết luận

Việc lựa chọn giữa Lark Base và Google Sheets cần phụ thuộc vào mục tiêu công việc, quy mô dữ liệu, và mức độ cộng tác trong nhóm hay tổ chức.

Nếu công việc của bạn tập trung vào xử lý dữ liệu số lớn, phân tích tài chính, lập kế hoạch ngân sách hoặc cần sử dụng công thức phức tạp, thì Google Sheets là công cụ phù hợp mang lại sức mạnh tính toán mạnh mẽ, tính linh hoạt cao và tích hợp tốt với hệ sinh thái Google.

Ngược lại, nếu bạn cần một hệ thống có cấu trúc rõ ràng để quản lý dự án, theo dõi tiến độ, tổ chức dữ liệu theo nhiều chiều, hoặc muốn thiết lập quy trình tự động hóa và quyền truy cập tùy chỉnh, thì Lark Base là lựa chọn tối ưu. Đặc biệt, Base hỗ trợ biểu mẫu nhập liệu, nhiều chế độ hiển thị như Kanban hay Gantt, và khả năng xây dựng dashboard trực quan – giúp nâng tầm cách người dùng tương tác với dữ liệu.

Doanh nghiệp bạn đang phân vân lựa chọn công cụ phù hợp hoặc cần triển khai cả hai giải pháp trong tổ chức của mình? CloudAZ sẽ mang đến những giải pháp trọn gói, tư vấn lộ trình, hỗ trợ triển khai và đào tạo đội ngũ sử dụng hiệu quả.

Liên hệ ngay với CloudAZ để được tư vấn miễn phí và nhận bộ giải pháp phù hợp với doanh nghiệp của bạn!