Lark Meeting – Giải pháp cộng tác trực tuyến thông minh cho doanh nghiệp

Trong thời đại làm việc linh hoạt và kết nối toàn cầu, việc lựa chọn một nền tảng họp trực tuyến hiệu quả, bảo mật và dễ sử dụng là vô cùng quan trọng. Lark Meeting – một tính năng nằm trong bộ công cụ văn phòng số Lark Suite – chính là giải pháp toàn diện giúp doanh nghiệp tổ chức các cuộc họp online một cách chuyên nghiệp, hiệu quả và sáng tạo hơn bao giờ hết.
Không chỉ đơn thuần là một công cụ gọi video, Lark Meeting mang đến trải nghiệm cộng tác hiện đại với hàng loạt tính năng thông minh cho người dùng có thể khai thác tiềm năng của ứng dụng cũng như nâng tầm trải nghiệm cuộc họp.

Lark Meeting là gì?

Lark Meeting là một tính năng thuộc bộ công cụ Lark Suite – giải pháp văn phòng số toàn diện, cung cấp một nền tảng mạnh mẽ cho người dùng thực hiện các cuộc họp trực tuyến hay cộng tác từ xa.
Tính năng này cho phép người dùng tổ chức các cuộc họp, chia sẻ màn hình, ghi lại phiên họp và sử dụng phông nền ảo – tất cả đều trong một giao diện thân thiện, dễ sử dụng.

Lark Meeting còn tích hợp các tính năng nâng cao như tự động ghi biên bản cuộc họp và dịch thuật trực tiếp theo thời gian thực, giúp nâng cao hiệu quả giao tiếp và hợp tác trong suốt quá trình họp.
Lark Meetings cho phép người dùng kết nối một cách an toàn và dễ dàng với bất kỳ ai — từ cuộc gọi âm thanh 1:1 nhanh chóng đến các sự kiện video có hàng trăm người tham gia.

Lark Minute – Công cụ hữu ích hỗ trợ Lark Meeting

Lark Minutes là một công cụ ghi chú và chép biên bản cuộc họp ứng dụng AI, tích hợp trong bộ công cụ Lark. Tính năng này sẽ tự động chuyển các cuộc họp video thành bản ghi có thể tìm kiếm và tương tác, giúp người dùng dễ dàng xem lại, chia sẻ và cộng tác trên các bản ghi cuộc họp.

Lark Minutes giúp người dùng tiết kiệm thời gian bằng cách:

• Tóm tắt nội dung cuộc họp,
• Dịch tự động bản ghi,
• Hỗ trợ phát lại hiệu quả với các tính năng như tăng tốc độ phát và bỏ qua các đoạn không có âm thanh.

Các tính năng vượt trội của Lark Meeting

Trước cuộc họp

Tham dự qua trình duyệt

Nếu bạn chưa cài đặt ứng dụng Lark trên thiết bị của mình, bạn vẫn có thể tham gia cuộc họp một cách mượt mà thông qua phiên bản web của Lark Meetings.
Trong cuộc họp

Trình bày ý tưởng dễ dàng bằng tính năng chia sẻ màn hình

Khi chế độ Magic Share được bật trong quá trình chia sẻ màn hình, Lark sẽ tự động nhận diện các tài liệu Lark Docs và cho phép người tham gia duyệt tài liệu một cách độc lập. Khi chia sẻ màn hình trên ứng dụng máy tính, bạn có thể ẩn bảng video nổi, biểu tượng cảm xúc, hộp trò chuyện và thanh điều khiển để tạo ra một giao diện gọn gàng và rõ ràng hơn cho người xem.

Bạn cũng có thể yêu cầu quyền điều khiển màn hình của người khác, hoặc trao quyền điều khiển màn hình của bạn cho họ.

Theo dõi thời gian với đồng hồ đếm ngược

Người dùng có thể thiết lập đồng hồ đếm ngược để báo hiệu hết thời gian diễn ra cuộc họp. Điều này sẽ giúp bạn kiểm soát thời gian hiệu quả hơn cũng như đảm bảo phân chia thời gian cho các phần thảo luận được chính xác.

Khảo sát nhanh để nắm bắt ý kiến

Bạn có thể tạo và khởi chạy khảo sát nhanh chỉ trong vài giây để thu thập ý kiến của người tham gia cuộc họp. Biểu mẫu dễ dàng tùy chỉnh và hiển thị ngay tức thì trên màn hình của tất cả người dùng.

Tăng cường sáng tạo với phòng thảo luận nhóm (breakout rooms)

Nếu bạn muốn chia nhỏ cuộc họp lớn thành các nhóm nhỏ để khuyến khích thảo luận sôi nổi, hãy sử dụng breakout rooms. Bạn có thể thiết lập các phòng này trước hoặc trong cuộc họp, và có thể đóng lại bất cứ lúc nào để đưa mọi người quay trở lại phiên họp chính

Vượt qua rào cản ngôn ngữ

Khi cuộc họp có người tham gia sử dụng ngôn ngữ khác nhau, bạn có thể thiết lập chế độ dịch tự động cho từng ngôn ngữ, cả trước hoặc trong sự kiện. Khi chế độ này được bật, người tham gia có thể lựa chọn ngôn ngữ muốn nghe trong phần âm thanh.

Sau cuộc họp

Cắt và chia sẻ các khoảnh khắc quan trọng

Nếu bạn đã thực hiện ghi lại cuộc họp, bạn có thể chọn cắt một đoạn cụ thể và chia sẻ đoạn đó. Điều này sẽ giúp người dùng có thể nhấn mạnh một khoảnh khắc quan trọng trong cuộc họp hoặc truyền đạt thông tin ngắn gọn mà không cần chia sẻ toàn bộ bản ghi cuộc họp.

Theo dõi nội dung cuộc họp bằng chế độ podcast

Một cách tuyệt vời để bắt kịp nội dung cuộc họp – đặc biệt khi bạn đang di chuyển bên ngoài – là sử dụng chế độ podcast trên ứng dụng Lark dành cho thiết bị di động.

Giới hạn người tham gia cuộc họp trong Lark Meeting

Đối với các cuộc họp video được khởi tạo bởi người dùng thuộc các gói Lark khác nhau, giới hạn số người tham gia đồng thời sẽ thay đổi tùy theo từng gói. Các tổ chức có thể lựa chọn nâng cấp gói Lark hoặc mua thêm Lark Webinar để tăng giới hạn người tham gia.

Bảng giới hạn người tham gia theo từng gói Lark

Lưu ý:
Đối với người dùng gói Starter và Basic:

• Không thể khởi tạo cuộc họp video hoặc gọi video, chỉ có thể tham gia các cuộc họp đang diễn ra.
• Chỉ có thể gọi thoại 1:1, nhưng không thể chia sẻ màn hình, ghi âm cuộc gọi, bật phụ đề hay mời thêm người khác vào cuộc gọi.
• Gói Lark Basic chỉ hỗ trợ ở một số quốc gia và khu vực nhất định.

Trong ngữ cảnh này, “người tham gia” được tính là thiết bị tham gia cuộc họp. Ví dụ: một thành viên đăng nhập vào Lark trên 2 thiết bị và sử dụng cả hai để tham gia, sẽ được tính là 2 người tham gia.

Bắt đầu sử dụng Lark Meeting trong công việc

Lark Meetings cho phép người dùng kết nối một cách an toàn và dễ dàng với bất kỳ ai — từ cuộc gọi âm thanh 1:1 nhanh chóng đến các sự kiện video có hàng trăm người tham gia.

Trước cuộc họp: Lên lịch và chuẩn bị

Khởi tạo và tham gia cuộc họp

Bạn có thể lên lịch, bắt đầu và tham gia cuộc họp từ tab Meetings trên thanh điều hướng bên trái của Lark, tab Calendar, cũng như từ các cuộc trò chuyện 1:1 hoặc nhóm.

Cài đặt thiết bị và hiệu ứng trước cuộc họp

Khi bạn vào phòng họp, một trang xem trước sẽ hiển thị. Tại đây, bạn có thể thiết lập camera, micro và loa để đảm bảo mọi thứ đã sẵn sàng.

• Nhấn vào mũi tên bên cạnh biểu tượng micro để chọn thiết bị bạn muốn dùng và kiểm tra micro cùng tai nghe/loa.

• Nhấn vào mũi tên bên cạnh biểu tượng camera để chọn camera bạn muốn dùng và tùy chọn thiết lập phông nền ảo, avatar ảo, hoặc các hiệu ứng khác.

Phông nền ảo: Làm mờ nền hoặc đặt ảnh nền tùy chọn. Bạn có thể chọn từ kho ảnh có sẵn của Lark hoặc tải ảnh lên
Avatar: Thêm yếu tố hoạt hình vào video, ví dụ như gương mặt hoạt hình mô phỏng biểu cảm khuôn mặt hoặc một cặp kính mát ảo.
Hiệu ứng làm đẹp và bộ lọc: Tùy chỉnh các thiết lập để thay đổi ngoại hình trên camera.

Phân quyền vai trò trong cuộc họp

Người tổ chức cuộc họp sẽ trở thành chủ trì (host) theo mặc định. Họ cũng có thể chỉ định người khác làm chủ trì hoặc đồng chủ trì (co-host) trong cuộc họp. Chủ trì và đồng chủ trì có quyền kiểm soát nâng cao đối với thiết lập cuộc họp.

Với vai trò chủ trì hoặc đồng chủ trì, bạn có thể nhấp vào Security trên thanh công cụ để thiết lập:

• Ai có thể tham gia cuộc họp
• Ai được phát biểu
• Ai được chia sẻ màn hình

Trong cuộc họp: Cộng tác dễ dàng

Ghi lại cuộc họp

Bạn có thể chọn lưu bản ghi trên đám mây (cloud) hoặc trên bộ nhớ thiết bị. Nếu lưu bản ghi lên đám mây, Lark sẽ tự động tạo bản ghi biên bản cuộc họp (Minutes).

Chia sẻ nội dung

Sử dụng Magic Share để chia sẻ tài liệu — người tham gia có thể tự do duyệt nội dung hoặc theo dõi bạn khi bạn cuộn tài liệu. Tính năng chia sẻ màn hình cho phép bạn chia sẻ toàn bộ desktop hoặc một cửa sổ cụ thể như trình duyệt hoặc ứng dụng. Bạn cũng có thể chia sẻ bảng trắng để cùng vẽ và sáng tạo với người tham gia.

Bật phụ đề và dịch tự động

Bạn có thể bật phụ đề bằng cách nhấn vào biểu tượng dấu “…” trên thanh công cụ. Ngoài ra, phụ đề có thể được dịch sang 18 ngôn ngữ khác nhau.
Mỗi người tham gia có thể tự bật phụ đề và chọn ngôn ngữ hiển thị riêng.

Chat và gửi biểu cảm emoji

Nhấn vào biểu tượng Chat để gửi tin nhắn cho người tham gia khác hoặc nhấn vào biểu tượng Reaction để gửi biểu cảm emoji cho toàn bộ cuộc họp.

Thay đổi bố cục hiển thị

Bạn có thể chọn một trong 4 kiểu bố cục: Gallery, Thumbnail, Side by Side, và Speaker bằng cách nhấp vào Layout ở góc trên bên phải giao diện cuộc họp.

Sau cuộc họp: Xem lại nội dung dễ dàng

Xem lại nội dung đã thảo luận

Nếu cuộc họp được ghi lại, Minutes sẽ tự động chuyển nội dung thành bản ghi chú có thể tìm kiếm.

Kết luận

Lark Meeting không chỉ là một công cụ họp trực tuyến – mà là một nền tảng cộng tác thông minh, giúp các nhóm người dùng làm việc từ xa có thể tương tác hiệu quả, tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu suất công việc. Dù là một nhóm startup nhỏ, một công ty quy mô vừa hay một tập đoàn đa quốc gia, Lark Meeting sẽ đều cung cấp những giải pháp cần thiết phù hợp cho việc tổ chức các buổi họp hiệu quả, đưa ra quyết định nhanh chóng và duy trì kết nối với mọi thành viên – mọi lúc, mọi nơi.

Hãy bắt đầu sử dụng Lark Meeting ngay hôm nay để trải nghiệm làm việc mới – linh hoạt, hiện đại và đầy sáng tạo!

Liên hệ với đội ngũ CloudAZ ngay hôm nay để được tư vấn giải pháp phù hợp!