Lý Do Doanh Nghiệp Nên Sử Dụng Google Workspace

Google Workspace là một nền tảng đám mây tích hợp các ứng dụng và dịch vụ doanh nghiệp từ Google, như Gmail, Google Drive, Google Calendar, Google Meet và nhiều ứng dụng khác giúp đơn giản hóa và linh hoạt các tác vụ công việc. Do đó, sự ra đời của Google Workspace là lựa chọn hàng đầu để tăng cường hiệu suất làm việc trong doanh nghiệp. CloudAZ với tư cách là đối tác cao cấp của Google, chúng tôi mang đến các dịch vụ Google Workspace toàn diện cho doanh nghiệp Việt Nam.

Khái quát về Google Workspace cho doanh nghiệp

Bộ công cụ Google Workspace được xây dựng trên nền tảng điện toán đám mây của Google, trước đây là G Suite, được thiết kế để hỗ trợ doanh nghiệp trong việc tổ chức, truy cập và chia sẻ thông tin một cách hiệu quả. Google Workspace cung cấp bộ công cụ như Gmail doanh nghiệp, Google Drive, Google Meet, Google Calendar, Docs, Sheets, Slides, Google Chat, Google Sites…, tất cả tích hợp trên một nền tảng đồng nhất.

Nhờ việc bảo mật cao của Google Workspace mà các doanh nghiệp, tổ chức được tối đa hóa hiệu suất làm việc thông qua việc chia sẻ dữ liệu an toàn, nâng cao việc ngăn chặn các hành vi truy cập trái phép vào tài khoản của doanh nghiệp.

Để phục vụ nhu cầu đa dạng và đạt được mục tiêu làm việc chuyên nghiệp của từng doanh nghiệp, bộ công cụ Workspace đã được chia ra thành 4 gói chính: Business Starter, Business Standard, Business Plus và Enterprise. Những gói này sẽ được phân chia tùy vào mục đích sử dụng khác nhau của từng doanh nghiệp, Doanh nghiệp sẽ lựa chọn các gói phù hợp để tối ưu hóa chi phí theo từng mục tiêu đầu tư và phát triển.

Đặc biệt, Google ưu đãi thêm công cụ Google Workspace Essentials Starter được cung cấp miễn phí, do đó, không có thời gian dùng thử hay giới hạn thời gian. Mỗi người có 15 GB bộ nhớ Google Drive an toàn, đủ dung lượng cho hàng trăm, thậm chí hàng nghìn tệp.

Lợi ích mà doanh nghiệp có được khi sử dụng Google Workspace

1. Dễ sử dụng nhờ giao diện quen thuộc

Hầu hết nhân viên đã từng sử dụng giao diện Gmail cá nhân và làm việc trên bộ công cụ Google Offices (Sheets, Docs, Slides, Forms…). Google Workspace cũng chính là những công cụ đó, với nhiều tính năng đa dạng và phù hợp với hầu hết các doanh nghiệp, vậy nên sẽ giúp cho việc chuyển đổi trở nên dễ dàng hơn, thuận tiện trong công việc, không mất nhiều thời gian và chi phí đào tạo.

Bên cạnh đó, Google Workspace sẽ giúp doanh nghiệp nâng cấp email cũ lên Gmail doanh nghiệp với nhiều tính năng giúp tối ưu hóa các tác vụ công việc, và kèm theo dung lượng lớn cho các doanh nghiệp cần lưu trữ dữ liệu khủng.  Đặc biệt, dữ liệu email vẫn sẽ được đảm bảo toàn vẹn khi chuyển đổi  từ Gmail cũ lên Gmail doanh nghiệp.

2. Cộng tác trên mọi nền tảng ở thời gian thực với Google Workspace

Sự thuận tiện mà Google Workspace mang lại cho đội ngũ nhân viên không chỉ là khả năng cộng tác trong thời gian thực với đồng nghiệp từ bất kỳ địa điểm và thiết bị nào, bao gồm điện thoại di động, máy tính bảng, PC/Laptop, mà còn là khả năng linh hoạt trong việc làm việc từ xa trong những tình huống khẩn cấp không thể có mặt tại nơi làm như thảm họa tự nhiên hoặc dịch bệnh. Với khả năng hoạt động trên mọi trình duyệt Internet và lưu trữ tự động, Google Workspace cung cấp sự tiện lợi cho việc xử lý công việc một cách nhanh chóng và đảm bảo dữ liệu an toàn.

3. Hoạt động liên tục, bền bỉ không ngắt quãng

Google Workspace được biết đến là một trong những công ty nổi tiếng về tính đáng tin cậy khi nói đến thời gian hoạt động. Với Thỏa thuận Mức dịch vụ (SLA), nó cam kết sẽ sẵn sàng cho khách hàng ít nhất 99.9% tại bất kỳ thời điểm nào. Do email đóng vai trò quan trọng trong môi trường doanh nghiệp, Workspace luôn nâng cấp liên tục mà không làm gián đoạn hoạt động hoặc theo lịch trình bảo trì. Đảm bảo cơ sở hạ tầng dự phòng lớn tại tất cả các trung tâm dữ liệu của Google để phục vụ cho bộ ứng dụng Workspace.

4. Đảm bảo an toàn và bảo mật cao

Google Workspace, một trong những sản phẩm hàng đầu của Google, được xây dựng trên nền tảng Google Cloud Platform. Với sự ưu tiên hàng đầu về bảo mật, Google đã tích hợp các tiêu chuẩn an ninh khắt khe nhất trong các hệ thống điện toán đám mây như ISO 27001, FISMA, SSAE 16/SAE 3402 Type II, SAS 70, đảm bảo an toàn cho dữ liệu của người dùng.

Trong hệ thống Workspace, các biện pháp bảo mật được triển khai một cách toàn diện và hiệu quả, bao gồm:

• Lưu trữ dữ liệu: Dịch vụ Vault của Workspace cho phép doanh nghiệp giữ lại, lưu trữ, tìm kiếm và xuất dữ liệu mọi lúc khi cần thiết. Lưu ý: Google Vault chỉ được kích hoạt trong các gói Google Workspace Business Plus và Workspace Enterprise.
• Quản trị viên Google Workspace: Trong vai trò này, họ có thẩm quyền kiểm soát cách dữ liệu được bảo vệ, xem báo cáo và thậm chí kiểm soát các thiết bị di động của người dùng. Quản trị viên cũng có thể ngăn chặn việc sử dụng “ứng dụng không an toàn” của nhân viên.
• Mã hóa (TLS): Dữ liệu email được mã hóa trong quá trình truyền tải giữa các tài khoản để đảm bảo tính an toàn.
• Chứng nhận, Kiểm tra và Đánh giá: Trải qua các cuộc kiểm tra độc lập từ các bên thứ ba để đảm bảo tính an toàn.
• Tính minh bạch: Các biện pháp bảo mật và sự an toàn của dữ liệu được Google liên tục cung cấp các báo cáo minh bạch để thông báo cho người dùng.
• Bảo mật: Cam kết không thu thập, quét hoặc sử dụng dữ liệu của doanh nghiệp trong các dịch vụ của Workspace cho mục đích quảng cáo, và không có quảng cáo nào xuất hiện trong các sản phẩm của Workspace.

5. Mở rộng thông qua API và Google Cloud Platform (GCP)

Với sự dẫn đầu trong lĩnh vực cơ sở hạ tầng đám mây (IaaS) Google đem lại độ tin cậy, hiệu suất và giá cả, và quan trọng hơn là khả năng phục hồi. Tính mở của Google Workspace cho doanh nghiệp thông qua API của Google và các tiêu chuẩn ngành, cho phép liên kết các phần trong hệ thống quản trị trên đám mây với cấu trúc và chi phí có thể dự đoán được.

6. Kết hợp với AI thông minh nhằm tối ưu công việc

Google Workspace tận dụng sức mạnh của công nghệ thông minh, bao gồm AI và Machine Learning, để tự động hóa các tác vụ đơn giản và loại bỏ xung đột. Đồng thời, nó cung cấp thông tin chi tiết cho các nhóm dựa trên dữ liệu mà họ cần, giúp họ đưa ra các quyết định kinh doanh sáng suốt.

Ví dụ: 

1. Google Sheet được tích hợp với BigQuery, cho phép nhân viên quản lý, phân tích và diễn giải một lượng lớn dữ liệu theo thời gian thực một cách dễ dàng. 
2. Google meet cho phép bạn ghi chú quan trọng và quay video thời gian thực. Sau mỗi cuộc họp, nó sẽ tổng hợp một bản tóm tắt cá nhân như một trợ lý.

Hạn chế khi sử dụng Google Workspace không chính thống

Google Workspace Education cung cấp phiên bản EDU miễn phí cho giáo dục. Tuy nhiên, một số cá nhân đăng ký và bán lại cho doanh nghiệp. Việc này có thể dẫn đến việc bị khóa domain và mất dữ liệu theo quy định của Google. Doanh nghiệp có thể phải đối mặt với gián đoạn và mất dữ liệu trên Gmail và Google Drive.

Nhiều người chọn Google Workspace lậu ( Hay lách luật) vì lợi ích chi phí thấp so với phiên bản chính thức. Việc này thu hút những người muốn tiết kiệm tiền mà vẫn sử dụng các tính năng của Workspace tương đương với phiên bản chính thức, cho phép người dùng làm việc và chia sẻ tài liệu một cách dễ dàng.

Sử dụng Google Workspace lách luật mang lại nhiều lợi ích ngắn hạn, nhưng nếu sử dụng lâu dài, rủi ro là vô cùng lớn: 

• Phiên bản này thường thiếu tính năng và chức năng so với phiên bản chính thức, gây ảnh hưởng đến hiệu quả làm việc. 
• Bảo mật không được đảm bảo và không có sự cập nhật định kỳ, có thể dẫn đến lỗ hổng bảo mật và mất dữ liệu. 
• Người dùng không được hỗ trợ kỹ thuật, gây ra các vấn đề kỹ thuật không được giải quyết và làm gián đoạn công việc. 
• Sử dụng phiên bản lậu có thể vi phạm các quy định pháp lý, dẫn đến phạt tiền và hậu quả pháp lý. Nhu cầu của doanh nghiệp không được đáp ứng, gây ra sự cố và giảm hiệu quả làm việc. 

Ưu đãi Google Workspace từ CloudAZ

Google Workspace, như một trợ thủ đắc lực, không chỉ cung cấp các công cụ tiện ích mà còn đảm bảo tính bảo mật cao, từ đó giúp doanh nghiệp quản lý và điều hành một cách hiệu quả hơn. 

CloudAZ – Premier Partner của Google trong lĩnh vực cung cấp và tư vấn dịch vụ Google Workspace và Google Cloud Platform, cam kết hỗ trợ doanh nghiệp trong hành trình dịch chuyển công nghệ lên điện toán đám mây. 

Nhân dịp kỷ niệm 5 năm thành lập, chúng tôi đang triển khai chương trình ưu đãi đặc biệt, giảm 50% chi phí sử dụng trong 1 năm cho 20 khách hàng đầu tiên. Ngoài ra, tặng ngay credit GCP trị giá 500$ cho các khách hàng có nhu cầu sử dụng dịch vụ Google Cloud Platform, tạo điều kiện thuận lợi hơn cho sự phát triển của doanh nghiệp trong thời kỳ cách mạng chuyển đổi số.

Hãy liên hệ CloudAZ để sử dụng dịch vụ điện toán đám mây và trải nghiệm ưu đãi với bộ ứng dụng Google Workspace: TẠI ĐÂY