Google Cloud Platform
Google Workspace
Google Map API
DigitalOcean
LarkSuiteTrong thời đại chuyển đổi số hoạt động vận hành, nhu cầu lưu trữ và quản lý dữ liệu đồng bộ, hiệu quả trở thành yếu tố quan trọng đối với người dùng cá nhân và doanh nghiệp. Với hệ sinh thái mạnh mẽ, đa tính năng linh hoạt, Google Drive trở thành giải pháp công nghệ phổ biến được lựa chọn để phục vụ mục đích lưu trữ tài liệu. Hai tùy chọn lưu trữ được Google Drive giới thiệu chính là Shared Drive và My Drive hỗ trợ thực hiện chia sẻ, lưu trữ cũng nhứ quản lý dữ liệu tập trung giúp đảm bảo tối ưu quy trình làm việc người dùng dựa trên nền tảng Google Cloud thay vì các phương thức lưu trữ truyền thống.
Vậy đâu là sự khác biệt thực sự giữa Google Shared Drive và My Drive để phục vụ các mục đích từ lưu trữ cá nhân cho đến quản lý dữ liệu doanh nghiệp? Hãy cùng CloudAZ, Premier Partner của Google tại Việt Nam để đi sâu vào phân tích chi tiết và hiểu rõ hơn về chức năng của Shared Drive và My Drive để đưa ra quyết định phù hợp dựa trên nhu cầu lưu trữ và quản lý dữ liệu cụ thể.
Giới thiệu tùy chọn Shared Drive và My Drive cho dữ liệu người dùng
My Drive
My Drive được thiết kế dành cho người dùng cá nhân lưu trữ tệp và tài liệu riêng với khả năng kiểm soát truy cập và phân quyền, phù hợp với các dự án cá nhân hoặc riêng tư. Trong Google Drive cá nhân thông thường, bất kì nội dung tải lên được sở hữu bởi chính tài khoản người dùng đăng tải nó. Khi tài khoản này không còn tồn tại, tất cả các tệp thuộc tài khoản đó cũng sẽ biến mất, bất kể chúng được lưu trữ ở đâu.
Khi nào nên sử dụng My Drive? Người dùng có thể sử dụng My Drive dành cho các dự án hoặc tệp mà họ là người sở hữu và quản lý hoàn toàn, duy nhất.
Shared Drive
Shared Drive được thiết kế để hỗ trợ công việc cộng tác giữa các nhóm người dùng, phòng ban hoặc đơn vị. Chúng cung cấp một vị trí lưu trữ tập trung để chia sẻ tệp giữa các thành viên trong nhóm và bảo vệ dữ liệu khỏi nguy cơ bị mất khi thành viên nhóm rời đi.
Khi nào nên sử dụng Shared Drives?
- Đối với các dự án có sự tham gia của nhiều thành viên, những người cần quyền truy cập vào cùng một tệp và thư mục.
- Khi quá trình cộng tác yêu cầu quyền truy cập liên tục vào các tài nguyên chung, bất kể trạng thái tài khoản của các thành viên trong nhóm.
- Khi cần đảm bảo tính liên tục và bảo toàn dữ liệu chung ngay cả khi thành viên rời nhóm hoặc thay đổi vai trò.
- Đối với các dự án mà quyền sở hữu tệp cần gắn liền với nhóm hoặc tổ chức thay vì cá nhân.
So sánh sự khác nhau giữa Shared Drive và My Drive
|
Câu hỏi |
My Drive | Shared Drives |
| Quyền sở hữu tài liệu | Cá nhân người dùng tạo và tải lên tài liệu, thư mục | Bộ phận/Phòng ban/Hội nhóm tạo bộ lưu trữ dùng chung |
| Quyền truy cập và cho phép | Thay đổi quyền theo từng tệp, thư mục dựa trên các quyền cung cấp (Quyền xem, nhận xét và chỉnh sửa) | Các vai trò và cấp độ truy cập thay đổi (Quản trị viên, quản lý nội dung, người chỉnh sửa, người xem) được điều chỉnh với các tệp, thư mục khác nhau (Quyền xem, nhận xét và chỉnh sửa) |
| Chia sẻ | Các tệp và thư mục riêng lẻ phải được chia sẻ một cách riêng lẻ.
Tùy thuộc vào quyền truy cập được cung cấp, mỗi người dùng có thể thấy các tệp hoặc thư mục khác nhau trong cùng một thư mục. Hệ thống cho phép chia sẻ ở cấp độ thư mục bên trong My Drive, nhưng cũng có thể loại bỏ quyền truy cập đối với từng tệp hoặc thư mục cụ thể trong một thư mục đã được chia sẻ. Điều này mang lại sự linh hoạt trong việc kiểm soát quyền truy cập, đảm bảo rằng chỉ những người được ủy quyền mới có thể xem hoặc chỉnh sửa nội dung cần thiết. |
Tất cả các tệp và thư mục đều tự động khả dụng cho mọi thành viên trong nhóm chia sẻ.
Mọi thành viên trong Shared Drive đều có thể thấy cùng một bộ tệp và thư mục. Hệ thống cũng cho phép mở rộng quyền chia sẻ ở cấp độ tệp hoặc thư mục con với những người không thuộc Shared Drive, nhằm cung cấp quyền truy cập chi tiết hơn. Tuy nhiên, không thể loại bỏ quyền truy cập vào bất kỳ tệp hoặc thư mục nào đối với các quản trị viên cấp cao của Shared Drive. |
| Quản lý tài liệu | Phù hợp với người dùng cá nhân | Phù hợp với nhiều người dùng có thể đóng góp, truy cập và quản lý tệp tin cẩn thận |
| Người dùng có thể khôi phục tài liệu không? | Có, nếu người dùng tạo và tải lên tệp tin và thư mục | Có, nếu người dùng được cấp quyền (Quản trị viên, quản lý nội dung, người chỉnh sửa, người xem) trong Shared Drive |
| Người dùng có thể di chuyển tệp tin không? | Có | Từ Google Drive cá nhân sang Shared Drive: Có thể, nếu bạn là Quản trị viên (Manager), Quản lý nội dung (Content Manager) hoặc Người đóng góp (Contributor) của Shared Drive và có quyền chỉnh sửa.
Giữa các Shared Drive: Có thể, nếu bạn là Quản lý (Manager) trong cả hai Shared Drive. |
| Giới hạn dung lượng lưu trữ mặc định | 20 GB | 20 GB, người dùng có thể yêu cầu dung lượng dữ liệu |
| Phân quyền tài liệu | Quyền truy cập được thiết lập ở cấp thư mục sẽ được truyền xuống các tệp được tạo trong thư mục đó. Tuy nhiên, điều này không áp dụng đối với quyền sở hữu. Các tệp trong một thư mục có thể có chủ sở hữu khác với chủ sở hữu của thư mục chứa chúng. Ngoài ra, quyền truy cập có thể bị thu hồi khỏi các tệp hoặc thư mục nằm bên trong các thư mục được chia sẻ. | Quyền truy cập được đặt trên một tệp hoặc thư mục cụ thể trong My Drive sẽ được giữ nguyên khi tệp hoặc thư mục đó được di chuyển sang Shared Drive. Tuy nhiên, các quyền được phân bổ từ thư mục chính sẽ không được giữ lại khi di chuyển.
Ví dụ: Nếu người dùng không phải là thành viên của Shared Drive nhưng là Người chỉnh sửa (Editor) trên một tệp hoặc thư mục được di chuyển vào Shared Drive, họ vẫn sẽ duy trì quyền truy cập vào tệp sau khi nó được chuyển vào ổ đĩa. Nếu người dùng có quyền Chỉnh sửa trên một tệp hoặc thư mục nhờ phân quyền trong My Drive thì khi tệp hoặc thư mục con đó được chuyển họ không phải thành viên, thư mục chính không được di chuyển theo, họ sẽ mất quyền truy cập trước đó. |
| Thời hạn lưu trữ của các tệp dữ liệu trong thùng rác? | Têp lưu trong thư mục My Drive sẽ được xóa vĩnh viễn sau 30 ngày | Mỗi Shared Drive sẽ có thùng rác riêng và chỉ thành viên với vai trò Quản trị viên hay Quản lý nội dung có thể xóa tệp. Sau 30 ngày, tất cả tệp/thư mục trong thùng rác sẽ bị xóa vĩnh viễn. Thành viên có vai trò là Quản trị viên, Người quản lý nội dung hoặc Người đóng góp có thể khôi phục nội dung ổ đĩa chia sẻ từ thùng rác. |
Lựa chọn Shared Drive và My Drive cho dữ liệu doanh nghiệp
Trong hệ sinh thái Google Cloud, Shared Drives là lựa chọn hoàn hảo nếu người dùng cần một giải pháp lưu trữ tập trung cho công việc cộng tác chung để cho phép các thành viên làm việc hiệu quả hơn. Đây là công cụ lý tưởng để quản lý dự án, chia sẻ tài liệu, và bảo đảm tính liên tục khi có sự thay đổi thành viên trong nhóm.
Ngược lại, nếu nhu cầu của người dùng mang tính cá nhân hơn hoặc dữ liệu lưu trữ đa dạng, không theo một chủ đề nhất định, My Drive sẽ là lựa chọn tối ưu. Với sự linh hoạt, dễ sử dụng và hoàn toàn miễn phí, My Drive đáp ứng tốt nhu cầu cơ bản của cá nhân hoặc những nhóm nhỏ không yêu cầu mức độ hợp tác phức tạp.
Ngoài ra, Shared Drives hiện tại chỉ khả dụng trong các gói Google Workspace dành cho Business, Enterprise, hoặc Education với mức chi phí phù hợp cho các tổ chức yêu cầu giải pháp nâng cao. Trong khi đó, My Drive phù hợp với cá nhân hoặc tổ chức nhỏ, với tính năng miễn phí nhưng vẫn đảm bảo hiệu quả cơ bản.
Để tìm hiểu thêm và nhận tư vấn chuyên sâu về các giải pháp lưu trữ Google Workspace , hãy liên hệ ngay với CloudAZ – đối tác hàng đầu của Google tại Việt Nam tại đây.
