Giới Thiệu Nơi Làm Việc Mới Của Bạn Với Google Workspace

Những cuộc họp trực tuyến, làm việc nhóm từ xa, thời gian làm việc linh hoạt: đang dần phổ biến hơn trong năm 2020 vừa qua. Kể từ khi COVID-19 bùng phát, chúng ta đã thấy sự chuyển đổi trong cách thức làm việc và nơi làm việc một cách rõ rệt. Các công ty và nhân viên đều mong muốn làm việc linh hoạt hơn và để thực hiện được điều này đòi hỏi phải có công nghệ phù hợp.

Tuy nhiên, sự linh hoạt không phải là điều duy nhất mà nhân viên mong muốn. Làm việc từ xa đang dần trở thành xu hướng trong cuộc sống hiện nay, xét trên cả khía cạnh công việc và cuộc sống cá nhân của nhiều nhân viên. Việc có quá nhiều thông tin và quá nhiều công việc được phân công trên nhiều công cụ làm việc khác nhau có thể khiến cho các nhân viên cảm thấy quá tải. Thay vì học thêm một công cụ khác, chúng ta có thể tập trung vào sử dụng những công cụ đã và đang giúp ích cho chúng ta và làm việc cùng nhau, theo cách tích hợp, trực quan hơn nữa.

Đó là lý do tại sao Google Workspace – một không gian tốt hơn để làm việc sẽ mang tất cả mọi người, tài liệu, nhiệm vụ kết nối với nhau để tận dụng tối đa thời gian làm việc. Google Workspace đã tích hợp các công cụ chính như video, chat, email, file và nhiệm vụ, đồng thời làm cho chúng liên kết tốt hơn với nhau, để chúng ta có thể dễ dàng cập nhật mọi thứ, từ mọi nơi.

Đã có rất nhiều những tập đoàn, công ty lớn đã trải nghiệm trước sản phẩm mới và đưa ra các phản hồi tuyệt vời về Google Workspace. Gene Molloy, Phó Giám đốc CNTT tại Iron Mountain, cho biết “ Google Workspace là một nơi kết hợp những gì tốt nhất trong một không gian làm việc để giúp chúng tôi hoạt động hiệu quả hơn với việc ít chuyển đổi giữa các phần mềm làm việc , cho phép chúng tôi tập trung vào công việc hiện tại mà ít bị phân tâm hơn”.

Bringing things together – Mang mọi thứ tới gần nhau hơn

Để tích hợp sâu hơn giữa: email, các cuộc hội thoại và video — ba trụ cột cốt lõi của giao tiếp — Google Workspace đã bắt đầu từ nơi hầu hết chúng ta bắt đầu ngày làm việc: hộp thư đến của chúng ta. Để dễ dàng tham gia các cuộc họp video ngay từ hộp thư đến của bạn, Google Workspace đã đưa Meet vào Gmail trên web, Android và iOS — và cung cấp dịch vụ này miễn phí cho mọi người. Ngoài ra, Google Chat cũng đã được thêm vào Gmail trên web để giúp giao tiếp liền mạch hơn mà không bị gián đoạn khi chuyển đổi giữa các tab. Sau cùng, Google Chat được tích hợp vào Gmail trên Android và iOS, giúp chúng ta dễ dàng làm nhiều việc hơn từ bất cứ đâu.

Các tính năng cộng tác trong Phòng Chat đang được nâng cao bằng cách thêm các tập tin và tác vụ được chia sẻ, biến phòng Chat trở thành giải pháp tốt hơn nữa cho các dự án dài hạn.

Với việc truy cập nhanh và được chia sẻ vào các cuộc trò chuyện, tài liệu quan trọng và tập trung hóa các nhiệm vụ ở một nơi sẽ giúp mọi người trong nhóm sẽ làm việc dễ dàng hơn. Ngoài ra, Google Chat cho phép bạn tạo phòng bao gồm những người bên ngoài công ty của bạn, như nhà thầu hoặc nhà tư vấn.

Để làm cho các phòng chat hữu ích hơn nữa, Google Workspace đã thiết lập tính năng làm việc trong thời gian thực bằng cách cho phép mở và cùng chỉnh sửa tài liệu với nhóm của bạn mà không cần rời khỏi Gmail. Điều này giúp bạn dễ dàng phối hợp làm việc theo nhóm hơn. Ví dụ: bạn có thể tương tác về những thay đổi bạn đang thực hiện với tài liệu trong thời gian thực hoặc chỉ định một tài liệu mới (hoặc đánh dấu một nhiệm vụ là hoàn thành!), mà không cần chuyển đổi giữa các màn hình.

Google Workspace cũng giúp bạn dễ dàng truy cập vào các ứng dụng khác như: DocuSign, Salesforce và Trello. Vì vậy bạn có thể cập nhật và thực hiện mọi công việc trên bất kỳ phần mềm nào — trên Gmail hay Google Chat.

Making things better together – Làm việc hiệu quả hơn cùng nhau

Một điều làm gián đoạn guồng làm việc và sự tập trung của các nhân viên đó là việc phải chuyển đổi giữa các phần mềm làm việc. Đó là lý do Google Workspace tích hợp những tính năng giúp chúng ta làm việc trôi chảy hơn trong phiên bản mới này.

Ví dụ: bạn có thể nhanh chóng tham gia cuộc gọi điện video từ chat, chuyển tiếp tin nhắn trò chuyện đến hộp thư đến của mình, tạo nhiệm vụ từ tin nhắn trò chuyện — mọi thứ được kết nối với nhau một cách thông minh hơn giúp bạn dễ dàng quản lý luồng công việc của mình và hoàn thành nhiều việc hơn.

Tiếp theo, việc tìm thấy những thứ bạn cần để hoàn thành công việc nhanh chóng sẽ ảnh hưởng rất nhiều tới năng suất làm việc của bạn. Do vậy, Google Workspace đã mở rộng thêm khả năng tìm kiếm trên Gmail bằng cách tích hợp thêm Google Chat để giúp việc tìm kiếm mọi thứ ở một nơi dễ dàng hơn.

Và cuối cùng, một số công cụ giúp bạn sắp xếp thứ tự ưu tiên và tăng khả năng tập trung đã được thêm vào Google Workspace. Bây giờ bạn có thể:

• Ghim các phòng quan trọng để chúng dễ dàng tìm và truy cập hơn

• Đặt thanh trạng thái của bạn thành “Không làm phiền”

• Bảo vệ thời gian của bạn tốt hơn với các thông báo trạng thái như “Không có mặt tại văn phòng”

Nếu bạn muốn tự mình dùng thử không gian làm việc tích hợp mới này, bạn có thể đăng ký TẠI ĐÂY.

Enhanced security for Meet and Chat – Tăng cường bảo mật cho Google Meet và Chat

Để các mô hình làm việc linh hoạt có thể thành công, các tổ chức cần phải tiếp tục duy trì tính bảo mật cho nhân viên và dữ liệu của họ. Đã có hơn 6 triệu doanh nghiệp tin tưởng và lựa chọn Google Workspace để bảo vệ dữ liệu quan trọng của họ.

Google Workspace đã tích hợp các khả năng bảo mật mới cho Google Meet giúp người tổ chức có nhiều quyền kiểm soát hơn đối với các cuộc họp, chẳng hạn như kiểm soát ai có thể tham gia hoặc cộng tác trong cuộc họp. Các tính năng này sẽ bao gồm:

• Knocking control: Sau khi người tham dự bị xóa khỏi phòng, họ sẽ không thể tham gia lại cùng cuộc họp trừ khi người chủ trì mời lại họ.

• Safety locks: Người điều hành chương trình hiện có thể quyết định người tham dự nào có thể trò chuyện hoặc trình bày trong cuộc họp.

Ngoài ra, Google Workspace cũng đã được mở rộng các biện pháp bảo vệ chống lừa đảo mạnh mẽ như đã xây dựng trong Gmail cho Google Chat. Ví dụ: nếu người dùng nhấp vào một liên kết trong Google Chat, liên kết đó sẽ được quét theo thời gian thực và bị gắn cờ nếu bị phát hiện có chứa nội dung độc hại.

More on the way – Nhiều tính năng hơn nữa đang cập nhật

Để việc giao tiếp và làm việc nhóm cùng nhau tốt hơn, Google Workspace đã tích hợp những công cụ tốt hơn để giúp mọi người làm việc cùng nhau hiệu quả. Một số cải tiến gần đây đã có trên Google Workspace bao gồm: cho phép bạn tương tác với các nhận xét tài liệu hoặc chỉnh sửa trực tiếp từ hộp thư đến của bạn trên thiết bị di động, giúp bạn kết nối và phân tích dữ liệu trong toàn tổ chức với Trang tính được kết nối (Connected Sheets) và giới thiệu các khả năng cộng tác mới trong các dịch vụ phần cứng của Google.

Trong tương lai, bạn sẽ thấy không gian làm việc tích hợp của Google Workspace mở rộng hơn nữa — với các tính năng như ảnh trong ảnh cho cuộc gọi điện video ngay trong Gmail; tích hợp Google Meet vào các công cụ nội dung như Tài liệu (Docs), Trang tính (Sheets) và Trang trình bày (Slides); và hơn thế nữa. Mục tiêu của chúng tôi là cung cấp một giải pháp thông minh và liền mạch mang lại cho mọi người khả năng tạo ra những thay đổi  thực sự và sự linh hoạt để làm việc chính xác ở nơi và theo cách họ muốn.

Đăng ký tư vấn và nhận ngay ưu đãi cho Google Workspace tại đây.