Google Cloud Platform
Google WorkspaceTrong thời đại công nghệ ngày nay, việc lựa chọn một nền tảng thực hiện các tác vụ công việc hiệu quả, đồng nhất là vô cùng quan trọng cho mọi doanh nghiệp. Google Workspace và Microsoft 365 chính là giải pháp mà nhiều doanh nghiệp lựa chọn để tối ưu hóa chi phí và tăng cường hiệu suất làm việc. CloudAZ sẽ giải đáp cho doanh nghiệp thắc mắc nên dùng Google Workspace hay Microsoft 365 ngay bài viết dưới đây.
Giới thiệu hai bộ công cụ Google Workspace và Microsoft 365 doanh nghiệp thường dùng
1. Công cụ Google Workspace
Google Workspace là một bộ ứng dụng cơ bản và tiện ích dành cho doanh nghiệp và cá nhân, được phát triển bởi Google. Bộ ứng dụng này bao gồm các công cụ quản lý email, lịch làm việc, văn bản, bảng tính, bài thuyết trình, lưu trữ tệp, và nhiều tính năng hữu ích khác. Một trong những điểm mạnh của Google Workspace là tính tích hợp cao giữa các ứng dụng, cho phép người dùng dễ dàng chia sẻ thông tin và làm việc cộng tác trong thời gian thực. Google Workspace cũng cung cấp các tính năng bảo mật mạnh mẽ để bảo vệ dữ liệu và thông tin của người dùng.
Với Google Workspace, người dùng có thể truy cập và làm việc trên mọi thiết bị từ bất kỳ đâu, giúp tăng cường sự linh hoạt và hiệu suất làm việc. Bao gồm các ứng dụng như Gmail, Google Drive, Docs, Sheets, Slides, Calendar. Bên cạnh đó, Google Workspace còn cung cấp các tính năng hợp tác nhóm và hội nghị trực tuyến, như Google Meet, giúp tăng cường sự kết nối và làm việc nhóm một cách hiệu quả.
Dưới đây là ưu nhược điểm khi sử dụng Google Workspace bạn nên biết:
2. Công cụ Microsoft 365
Microsoft 365, trước đây được biết đến với tên gọi Office 365, là một dịch vụ đám mây của Microsoft cung cấp bộ ứng dụng văn phòng trực tuyến và dịch vụ liên quan. Bao gồm các ứng dụng như Outlook, Word, Excel, PowerPoint, OneDrive và Teams, Microsoft 365 cho phép người dùng tạo và chỉnh sửa tài liệu, gửi email, tổ chức cuộc họp và làm việc nhóm từ bất kỳ đâu và bất kỳ thiết bị nào.
Các ứng dụng như Microsoft Word và Excel đã có mặt lâu đời và được nhiều doanh nghiệp tin dùng suốt nhiều năm, vì thế đây là sự lựa chọn phổ biến cho các bộ ứng dụng văn phòng. Hầu hết các ứng dụng của Microsoft có sẵn dưới dạng phiên bản cài đặt trên máy tính và phiên bản trực tuyến, cho phép người dùng làm việc kết hợp cả trực tuyến và ngoại tuyến.
Dưới đây là ưu nhược điểm khi sử dụng Microsoft 365 bạn nên biết:
So sánh chi phí và tính năng Google Workspace và Microsoft 365
Việc so sánh hai bộ công cụ này sẽ cho biết mức độ phù hợp của công cụ với doanh nghiệp của bạn. Chúng tôi chú trọng nhiều hơn vào cách về cách ứng dụng công cụ vào doanh nghiệp hơn là việc sử dụng cho mục đích cá nhân.
Khác biệt lớn nhất giữa hai ứng dụng này là về mục đích của chúng, với Google Workspace sẽ tập trung vào tính năng cộng tác mọi lúc mọi nơi trên mọi thiết bị, còn Microsoft 365 sẽ chú trọng vào nâng cao tính năng đa dạng và quản trị dữ liệu trong máy chủ. Bây giờ cùng đi vào so sánh Google Workspace và Microsoft 365 chi phí và tính năng về các khía cạnh sau:
- Chi phí
- Tính năng ứng dụng
- Lưu trữ và chia sẻ dữ liệu
- Cộng tác làm việc nhóm
- Bảo mật dữ liệu
- Hỗ trợ kỹ thuật
Để lựa chọn được công cụ phù hợp với doanh nghiệp của mình, cùng tiến hành so sánh chi tiết Google Workspace cùng Microsoft 365 theo từng tiêu chí trên.
1. Chi phí của Google Workspace và Microsoft 365
Cả hai dịch vụ đều cung cấp các tính năng tương tự nhau với mức giá phù hợp, tùy thuộc vào mục đích của doanh nghiệp.
2. Tính năng ứng dụng các gói
Có thể thấy, danh mục sản phẩm của hai gói ứng dụng doanh nghiệp cho thấy phạm vi tính năng gần như giống hệt nhau. Về bản chất, Google cung cấp giải pháp thay thế tương tự cho từng ứng dụng Microsoft 365.
Google Workspace
Microsoft 365
Ngoài ra, Google Workspace cung cấp khả năng làm việc ngoại tuyến cho Google Docs, Sheets, Slides. Đây là tính năng của dịch vụ web, không phải là phiên bản dành cho máy tính để bàn. Để sử dụng tính năng này, cần phải sử dụng trình duyệt Web Internet cùng với tiện ích mở rộng hoạt động ngoại tuyến. Còn đối với Microsoft, ứng dụng sẽ ở trạng thái Offline trong máy tính để bàn, nếu cần thiết thì có thể tải dữ liệu lên đám mây trực tuyến, tuy nhiên chỉ sử dụng được với các gói đăng ký.
3. Lưu trữ và chia sẻ dữ liệu
Google Workspace có Drive trong khi Microsoft 365 có OneDrive:
Microsoft 365 cho phép người dùng sử dụng 1TB bộ nhớ đám mây, nhưng Google Workspace thì khác. Tùy thuộc vào phiên bản mà người dùng chọn, họ có thể có từ 30 GB đến 5TB bộ nhớ đám mây cho mỗi người dùng trong phiên bản Business. Chỉ có phiên bản Enterprise mới không có giới hạn bộ nhớ đám mây.
Trong thực tế sử dụng thì Google Drive rất mạnh về khả năng đồng bộ hóa theo thời gian thực với tính năng DriveFileStream; trong khi OneDrive rất mạnh với năng lực lưu trữ lớn.
4. Cộng tác làm việc nhóm giữa Google Workspace và Microsoft 365
Hợp tác làm việc nhóm với Documents
Google Workspace và Microsoft 365 đều có thể hợp tác làm việc nhóm trực tuyến. Với Google là bộ công cụ Google Office, còn Microsoft là bộ công cụ Office Online.
Những khả năng cộng tác của hai bộ công cụ này dường như là như nhau, chỉ có tính năng cụ thể trong công cụ là có thể khác nhau.
Chat, Họp video và tương tác nhóm
Google đã phân chia Hangouts thành hai ứng dụng riêng biệt là Google Meet và Chat để hỗ trợ họp Video và Chat trên nền tảng của họ, thay vì sử dụng Hangouts chung cho mọi thứ như trước kia. Trong khi đó, Microsoft đã thay thế Skype bằng Teams.
Google Meet và Chat của Workspace chỉ tập trung vào họp Video và Chat theo nhóm hoặc cá nhân, còn Teams là một nền tảng hợp tác nhóm toàn diện, nó không chỉ cho phép Họp Video, Chat theo nhóm, Chat cá nhân, mà còn cho phép soạn thảo, sửa đổi File và chia sẻ File, ảnh ngay trong một không gian chung.
Không thể phủ nhận Teams đã trở thành một nền tảng hợp tác thật sự, chứ không chỉ là một ứng dụng liên lạc bình thường. Microsoft khẳng định Teams có thể cho phép họp Video từ 10 người đến 10 nghìn người cùng một lúc mà không có vấn đề gì; trong khi Google meet chỉ cho phép tối đa 100 người khi họp Video.
5. Email
Google Workspace sử dụng Gmail trong khi Microsoft 365 sử dụng Email Exchange và Outlook có thể dùng offline. Đây là các khía cạnh khác nhau của hai bộ công cụ:
Nhìn chung 2 sản của của 2 nhà cung cấp đều tốt cả. Tùy theo nhu cầu và thói quen của mỗi người, chúng ta có thể lựa chọn cho Gmail và Exchange.
6. Bảo mật dữ liệu
Việc bảo mật dữ liệu cho khách hàng doanh nghiệp là mục tiêu chung của cả Microsoft 365 và Google Workspace. Cả hai nhà cung cấp đều áp dụng các chính sách chống nghe lén và bảo vệ dữ liệu theo các tiêu chuẩn tuân thủ cao. Hơn nữa, cả hai đều sử dụng các phương pháp mã hóa tin cậy để gửi và lưu giữ dữ liệu, và đều tuân thủ các tiêu chuẩn quốc tế về bảo mật thông tin như ISO/IEC 27001, ISO/IEC 27017 và ISO 27018.
Ngoài ra, cả Microsoft 365 và Google Workspace đều thỏa mãn các tiêu chuẩn bảo mật hoạt động kiểm soát của tổ chức dịch vụ (SOC 1, 2 và 3) và hỗ trợ các tiêu chuẩn khác như PCI DSS và HIPAA. Cả hai nhà cung cấp cũng cung cấp các dịch vụ tuân thủ GDPR để bảo đảm an toàn cho dữ liệu của doanh nghiệp.
7. Hỗ trợ kỹ thuật
Các quản trị viên của doanh nghiệp có thể nhận được hỗ trợ nhanh chóng từ cả Google Workspace và Microsoft 365 với hơn 14 ngôn ngữ thông dụng qua Email, Chat, Điện thoại. Khi có vấn đề hay thắc mắc cũng như sự cố gặp phải đều có đội ngũ chuyên gia của Microsoft và Google Workspace hỗ trợ 24/7.
Cả hai hãng đều cung cấp trung tâm tài nguyên kiến thức để người dùng và quản trị viên tự học; cung cấp diễn đàn hỏi đáp cộng đồng. Tuy nhiên, các tài nguyên hỗ trợ của Google dễ nhìn và tìm kiếm hơn trung tâm tài nguyên của Microsoft.
Nên lựa chọn Google Workspace hay Microsoft 365?
Không có câu trả lời đơn giản cho câu hỏi Microsoft 365 hay Google Workspace tốt hơn. Hai dịch vụ có nhiều điểm chung nhưng cũng có những điểm khác biệt về các tính năng.
Microsoft 365 có nhiều tính năng nâng cao hơn, đặc biệt là với các ứng dụng máy tính để bàn phổ biến. Tuy nhiên, Google Workspace có thể đơn giản hơn khi thao tác các tác vụ công việc trên bộ công cụ nên sẽ dễ sử dụng cho nhiều doanh nghiệp, trừ khi họ cần làm việc nhiều với bảng tính, khi đó Microsoft 365 có thể là lựa chọn tuyệt vời hơn.
Google Workspace hướng đến các nhóm muốn làm việc cùng nhau trên đám mây. Nếu cộng tác là mục tiêu chính của bạn thì bạn nên ưu tiên Workspace hơn Microsoft 365. Khách hàng của Google Workspace thấy rất dễ dàng để học cách cộng tác trên các tài liệu online và các tính năng của nó rất đơn giản và tiện lợi.
Nếu bạn muốn tìm kiếm các giải pháp có nhiều tính năng để cải thiện năng suất của mình thì Microsoft 365 có thể là lựa chọn tốt hơn. Cuối cùng, Microsoft 365 phức tạp hơn Google Workspace khi nói đến bộ năng suất văn phòng. Cuối cùng, cả Google Workspace hay Microsoft 365 đều có những ưu điểm riêng – sự phù hợp của hai ứng dụng sẽ phụ thuộc nhiều vào nhu cầu của doanh nghiệp.
Lời kết
Bài viết cung cấp thông tin chi tiết về hai bộ công cụ văn phòng thông dụng trong các doanh nghiệp. Mục tiêu là mong muốn các doanh nghiệp cân nhắc kỹ lưỡng các tiêu chí trên để có thể lựa chọn được công cụ phù hợp nhất với tổ chức của mình. Nếu cần sự hỗ trợ và tư vấn về các phiên bản Google Workspace hoặc ưu đãi 50%/năm cho khách hàng muốn sử dụng các gói của Google Workspace, các bạn có thể truy cập: TẠI ĐÂY
