Lavitec là doanh nghiệp Việt Nam đầu tiên sản xuất đa dạng các sản phẩm sát khuẩn và môi trường nuôi cấy vi sinh vật, Lavitec hiện nay đang là đơn vị đi đầu trong việc cung ứng các sản phẩm y tế với chất lượng cao… Lĩnh vực kinh doanh: Y tế Thị trường chính: Việt Nam

Lavitec đã từng sử dụng 3 tài khoản riêng biệt với 3 miền khác nhau được cung cấp từ một đại lý không chính thức. Điều này dẫn đến rủi ro về bảo mật và kiểm soát dữ liệu. Lavitec đã đứng trước nguy cơ mất quyền kiểm soát dữ liệu của công ty bất cứ lúc nào. Vậy CloudAZ đã giúp Lavitec giải quyết bài toán quản trị, vận hành và bảo mật dữ liệu như thế nào, khám phá ngay trong Câu chuyện khách hàng tiêu biểu ở bài viết dưới đây!

Về Lavitec

Công ty Cổ phần Công nghệ Lavitec là công ty Việt Nam đầu tiên sản xuất đa dạng các sản phẩm sát khuẩn và môi trường nuôi cấy vi sinh vật đáp ứng tất cả các yêu cầu của khách hàng. Trước đó, Lavitec đã cân nhắc việc chuyển đổi bộ công cụ từ G Suite Legacy của 3 domain với 3 console khác nhau sang sử dụng và quản trị trên 1 console của bộ công cụ Google Workspace được cung cấp bởi Google để tận dụng tối đa hệ sinh thái các dịch vụ văn phòng với chi phí hợp lý hơn, áp dụng cho 150 người dùng.

Về hệ thống hiện tại của Lavitec

Tổ chức nhân sự

Nhân sự của Lavitec chia thành 3 nhóm chính, các tài khoản được sử dụng trên 3 console khác nhau với 3 tên miền khác nhau. Trong đó có 1 nhóm người dùng cao cấp, cần có đầy đủ các tính năng như làm việc nhóm, lưu trữ dữ liệu tự động và bảo mật, làm việc từ xa, và có khả năng kiểm soát dữ liệu của phòng ban hay cả tổ chức.

Công cụ làm việc, cộng tác và chia sẻ dữ liệu

Hiện tại các nhân viên của Lavitec đang sử dụng 3 tài khoản riêng biệt với 3 miền khác nhau được cung cấp từ một đại lý không chính thức. Điều này dẫn đến rủi ro về bảo mật và kiểm soát dữ liệu. Lavitec hoàn toàn có thể mất quyền kiểm soát dữ liệu của công ty bất cứ lúc nào. Điều nguy hiểm hơn là thông tin và dữ liệu của công ty hoàn toàn có thể bị đánh cắp, ngoài ra việc sử dụng 3 tài khoản với 3 tên miền khiến việc quản lý trở nên khó khăn và rườm rà.

Đồng thời, ban lãnh đạo và đội ngũ IT cũng thống nhất sẽ chuyển đổi 3 tài khoản khác nhau vào cùng một hệ thống, giúp cho việc quản lý thông tin của tổ chức về lâu dài sẽ hiệu quả hơn

Kết luận

Hệ thống hiện tại không còn phù hợp để đảm bảo nhu cầu làm việc hiệu quả của Lavitec, nếu tiếp tục sử dụng sẽ là rào cản phát triển của doanh nghiệp, đồng thời là rủi ro toàn vẹn thông tin cho doanh nghiệp. Cần có giải pháp hiện đại và năng lực đáp ứng dài hạn tốt hơn.

Yêu cầu của Lavitec

Lavitec muốn sử dụng phiên bản chính thức của Google Workspace với các yêu cầu chung như sử dụng các tính năng mới của Google không giới hạn việc thêm người dùng, đảm bảo dữ liệu email trước đó vẫn còn nguyên vẹn và có thể truy cập được trên hệ thống mới.

Ngoài ra, Lavitec cũng yêu cầu đội ngũ CloudAZ đào tạo hướng dẫn sử dụng dịch vụ , các công cụ làm việc được triển khai đồng bộ kèm hướng dẫn sử dụng và hỗ trợ cho người dùng sử dụng thành thạo hiệu quả và hướng dẫn quản trị viên sử dụng các tính năng nâng cao trong trang quản trị dành cho quản trị viên.

Trong quá trình dịch chuyển dữ liệu từ hệ thống cũ sang hệ thống mới: Đảm bảo email nhận được ở cả hệ thống hiện tại và hệ thống mới, việc vận hành song song 2 hệ thống này sẽ được diễn ra từ 2-3 tuần để người dùng làm quen hệ thống mới.  Và đảm bảo dữ liệu lưu trên Drive được di chuyển đầy đủ, không bị thất thoát.

Người dùng cần sử dụng thành thạo Calendar trong việc đặt lịch và sử dụng các tài nguyên.

Giải pháp từ CloudAZ

Xuất phát từ nhu cầu của Lavitec, CLOUDAZ đề xuất sử dụng bộ công cụ văn phòng Google Workspace đến từ nhà cung cấp Google. Việc triển khai sử dụng bộ công cụ này sẽ được tiến hành qua 3 giai đoạn:

• Tiếp cận và sử dụng: Giai đoạn này giúp người dùng làm quen với các dịch vụ Google Workspace cơ bản
• Điều chỉnh và nâng cấp: Điều chỉnh cách sử dụng phù hợp với nhu cầu thực tế của doanh nghiệp và sử dụng các dịch vụ nâng cao
• Tối ưu hóa: Theo dõi và rút ra các quy tắc thực tiễn tốt nhất, xây dựng các quy trình để tối ưu hệ thống

Gói công cụ Google Workspace Business Starter sẽ là lựa chọn phù hợp đối với các nhu cầu hiện tại của Lavitec.

Quản lý về mặt người dùng

Google Workspace cung cấp rất nhiều tính năng và dịch vụ để việc quản lý người dùng được dễ dàng và thuận tiện nhất ngay trên Bảng điều khiển của Admin. Việc quản lý thông qua một bảng điều khiển duy nhất giúp cho việc theo dõi trạng thái của người dùng, phân chia thành các nhóm để quản lý và tập trung. Mọi thao tác tương tác với người dùng sẽ đều được lưu lại giúp cho việc tra cứu lịch sử thuận tiện hơn.

Quản lý về mặt chức năng

Số lượng người dùng dự kiến khoảng 150 người bao gồm 3 domain riêng lẻ. Trong trường hợp tất cả các domain cùng được quản lý tập trung trên 1 Bảng điều khiển thì các người dùng thuộc cùng một domain sẽ được phân bổ vào một “Đơn vị tổ chức”. Trong mỗi Đơn vị tổ chức sẽ phân cấp thành các phòng ban nhỏ hơn theo mô hình tổ chức của Lavitec. Mỗi “Đơn vị tổ chức” sẽ được phân quyền truy cập các dịch vụ Google Workspace theo quy định nhằm cấp phát đúng và đủ các dịch vụ cần thiết cho người dùng và hạn chế việc truy cập các dịch vụ không cần thiết.

Những người dùng cùng thuộc một phòng ban, cùng tham gia các dự án hoặc có chung các mục đích hoạt động giống nhau và cùng nhận thông tin, nhiệm vụ giống nhau sẽ được phân thành các “Nhóm”.

Dịch vụ Gmail

CloudAZ đề xuất việc sử dụng Gmail là công cụ tương tác với email. Hơn nữa ngoài Gmail, hệ thống dịch vụ của Google sẽ mang đến trải nghiệm hiệu quả trong công việc trong quá trình chuyển đổi số. Trong quá trình chuyển đổi về cùng 1 trang quản trị, Lavitec cần có thời gian từ 1-2 tuần vận hành song song hai hệ thống email.

Sau khi tiến hành cấp phát giấy phép sử dụng Google Workspace cho người dùng, CloudAZ đã hỗ trợ Lavitec áp dụng một số quy tắc thực tiễn được giới thiệu từ hãng cho việc cài đặt Gmail như cài đặt các email bí danh, email nhóm để phục vụ cho các mục đích khác nhau; Cài đặt kiểm tra mail đã được nhận và mở; Thiết lập xác thực domain khi nhận và gửi email ;…

Ngoài ra, CLOUDAZ đã hỗ trợ Lavitec trong việc gửi yêu cầu và liên lạc với hãng trong quá trình xử lý các vấn đề phát sinh do lỗi từ các sản phẩm Google Workspace.

Nhờ sự hỗ trợ sát sao và tư vấn chi tiết theo từng lộ trình cụ thể của CloudAZ đã giúp Lavitec hệ thống lại một cách chỉn chu, an toàn nhất về công cụ quản trị, vận hành doanh nghiệp, đồng thời cấu trúc hóa dữ liệu các phòng ban đảm bảo dữ liệu công ty được lưu trữ logic, thuận tiện và bảo mật nhất.

Liên hệ ngay với CloudAZ để nhận ưu đãi mới nhất (lên đến 60%) trong tháng 8 với bộ công cụ quản trị doanh nghiệp Google Workspace này!

Dùng thử miễn phí